0571-22931819
標(biāo)簽： 保險(xiǎn)醫(yī)療人社工傷生育保險(xiǎn)
關(guān)于印發(fā)黑龍江省基本醫(yī)療工傷生育保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法的通知(黑人社函[2012]153號(hào))
2017-06-09 08:00:02
無(wú)憂保
????各市（地）、縣人社局、檔案局、醫(yī)療工傷生育保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，省農(nóng)墾總局人社局、社保局，省森工總局勞動(dòng)和社會(huì)保障局，礦業(yè)集團(tuán)社保局，哈鐵路局醫(yī)保中心，大慶石油管理局社保中心：????為了加強(qiáng)和規(guī)范我省基本醫(yī)療、工傷、生育保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案（以下簡(jiǎn)稱“三險(xiǎn)”業(yè)務(wù)檔案）真實(shí)、安全和完整，充分發(fā)揮“三險(xiǎn)”業(yè)務(wù)檔案在服務(wù)民眾、保障民生等方面的重要作用，按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（人力資源和社會(huì)保障部和國(guó)家檔案局令第3號(hào)）文件要求，制定《黑龍江省基本醫(yī)療工傷生育保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真組織落實(shí)。????二〇一二年四月十一日????黑龍江省基本醫(yī)療、工傷、生育保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法????第一條 為了加強(qiáng)和規(guī)范我省基本醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)（以下簡(jiǎn)稱“三險(xiǎn)”）業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)“三險(xiǎn)”業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、安全和完整，充分發(fā)揮檔案在服務(wù)民眾、保障民生等方面重要的基礎(chǔ)性作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和人社部、國(guó)家檔案局《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》要求，結(jié)合“三險(xiǎn)”經(jīng)辦工作實(shí)際，制定本辦法。????第二條 各市地人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。????社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。????社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案由縣級(jí)以上社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)集中保存。????第三條 本辦法所稱的“三險(xiǎn)”業(yè)務(wù)檔案，是指本省各級(jí)社會(huì)醫(yī)療、工傷、生育保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理“三險(xiǎn)”業(yè)務(wù)過(guò)程中直接形成并辦理完畢的，具有保存和利用價(jià)值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤(pán)和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄。????第四條 本辦法所稱社會(huì)醫(yī)療、工傷、生育保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，包括：省、市（地）縣、行業(yè)等社會(huì)醫(yī)療、工傷、生育保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。????第五條 “三險(xiǎn)”業(yè)務(wù)檔案記錄著參保單位和個(gè)人履行的保險(xiǎn)義務(wù)和享受的保險(xiǎn)權(quán)益，反映著“三險(xiǎn)”基金收支和經(jīng)辦管理運(yùn)行過(guò)程，是國(guó)家民生檔案的重要組成部分?！叭U(xiǎn)”保險(xiǎn)檔案管理是社會(huì)醫(yī)療、工傷、生育保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)最重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。????第六條 業(yè)務(wù)檔案管理堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、集中保存的原則。省級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)全省業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織、指導(dǎo)、統(tǒng)計(jì)、培訓(xùn)和考評(píng)工作；市（地）、行業(yè)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位業(yè)務(wù)文件材料的立卷歸檔，管理本單位室藏檔案，指導(dǎo)區(qū)、縣經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案工作。????第七條 各級(jí)“三險(xiǎn)”經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案工作責(zé)任制，指定專(zhuān)（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)“三險(xiǎn)”業(yè)務(wù)文件材料的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定和銷(xiāo)毀，維護(hù)檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)的完整與安全。????第八條 按照“三險(xiǎn)”經(jīng)辦工作流程和崗位操作規(guī)程，業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍包括業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中填報(bào)、打印的業(yè)務(wù)報(bào)表和通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募?，需留存的重要審核憑證，統(tǒng)計(jì)報(bào)表，稽核監(jiān)督文件，以及經(jīng)辦機(jī)構(gòu)與相關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂的協(xié)議等。????第九條 業(yè)務(wù)檔案類(lèi)別劃分應(yīng)清晰。各類(lèi)“三險(xiǎn)”業(yè)務(wù)檔案根據(jù)文件材料的從屬關(guān)系分設(shè)不同案卷。????第十條 按照國(guó)家對(duì)業(yè)務(wù)檔案的管理要求，根據(jù)保存利用價(jià)值，“三險(xiǎn)”業(yè)務(wù)檔案保管期限分為永久和定期兩類(lèi)。定期分為100年、50年、30年、10年。業(yè)務(wù)檔案保管期限自形成之日的次年1月1日開(kāi)始計(jì)算。 “三險(xiǎn)”業(yè)務(wù)檔案文件材料歸檔范圍和保管期限，參照人力資源和社會(huì)保障部和國(guó)家檔案局令第3號(hào)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》中的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。????第十一條 業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔操作流程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：????（一）業(yè)務(wù)檔案一般按年、月整理組卷。不同險(xiǎn)種、不同保管期限、不同年度的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)單獨(dú)組卷，不得混合整理組卷。????（二）各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員，應(yīng)按業(yè)務(wù)辦理時(shí)間順序及時(shí)對(duì)當(dāng)月業(yè)務(wù)歸檔材料以件為單位進(jìn)行分類(lèi)、整理。業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作中，單筆業(yè)務(wù)的申請(qǐng)材料及其相關(guān)處理的資料為一件。????（三）業(yè)務(wù)檔案附有金屬物的應(yīng)予剔除（如回形針，大頭針等）；對(duì)頁(yè)面破損、斷裂處應(yīng)修補(bǔ)；小于、大于 A4紙面的材料，以A4紙大小為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裱貼、折疊；對(duì)易退變的材料（如傳真件等）應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，修裱應(yīng)嚴(yán)格遵守《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》DA/T 25-2000國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。????（四）件內(nèi)材料的排列按照由主到次的原則，即經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的材料在前，參保單位、參保人員及其他單位提供的材料在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后；同等價(jià)值材料按形成時(shí)間順序的原則排序。????（五）歸檔材料應(yīng)按件裝訂，裝訂前將“件”內(nèi)的各頁(yè)以左下側(cè)對(duì)齊，使用不銹鋼夾左側(cè)裝訂。????（六）會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表應(yīng)符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案卷格式》（DA/T 39-2008）的規(guī)定裝訂。????（七）歸檔材料應(yīng)在每個(gè)案件首頁(yè)右上角加蓋歸檔章。編號(hào)按照業(yè)務(wù)辦結(jié)時(shí)間順序排列（編號(hào)方法見(jiàn)附件1）。????（八）歸檔完畢的文件應(yīng)填寫(xiě)《備考表》（附件2）。《歸檔文件目錄》（附件3）一式兩份，“三險(xiǎn)”業(yè)務(wù)檔案的題名應(yīng)能精準(zhǔn)、簡(jiǎn)潔概括出材料內(nèi)容，并使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱，歸檔文件需要情況說(shuō)明的，應(yīng)簡(jiǎn)要填寫(xiě)備注?！稓w檔文件目錄》用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，一份置于卷盒內(nèi)文件之前，另一份裝訂成冊(cè)并編制封面。《備考表》應(yīng)項(xiàng)目齊全、填寫(xiě)完整、字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，置于卷盒內(nèi)文件之后。????（九）卷盒封皮應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚，字跡工整、印章清晰，檔號(hào)編制準(zhǔn)確。????（十）編制歸檔文件目錄，并利用檔案管理系統(tǒng)建立歸檔文件機(jī)讀目錄。????第十二條 各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的專(zhuān)（兼）職檔案管理人員每月定期接收本單位各部門(mén)形成的業(yè)務(wù)檔案。移交部門(mén)檔案管理人員編制《檔案移交單》（附件4），接收部門(mén)檔案管理人員按交接單逐卷嚴(yán)格審核案卷質(zhì)量和目錄數(shù)據(jù)，確保檔案真實(shí)、完整、賬物相符。經(jīng)專(zhuān)（兼）職檔案管理人員驗(yàn)收合格的，雙方檔案管理人員辦理移交手續(xù)，雙方負(fù)責(zé)人復(fù)核監(jiān)交，分別簽字或蓋章后，進(jìn)入檔案室集中管理。《檔案移交單》由檔案管理部門(mén)永久保存。????第十三條 集中管理的業(yè)務(wù)檔案，按全宗、保管期限、檔案類(lèi)別和歸檔日期排序，按照由左向右、自上而下的順序上密集架或五節(jié)柜定位保存。密集架或五節(jié)柜上標(biāo)明案卷所屬全宗號(hào)、保管期限、檔案類(lèi)別、歸檔年度、案卷起止號(hào)等。????第十四條 借閱檔案須辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)檔案借閱單（附件5）。歸還時(shí)雙方清點(diǎn)、核對(duì)檔案內(nèi)容和頁(yè)數(shù)，確保檔案齊全、完好，并做好利用效果統(tǒng)計(jì)。借閱檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，因特殊情況需要將檔案借出時(shí)，須經(jīng)保管單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出時(shí)間不超過(guò)兩星期。應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，嚴(yán)禁在檔案上打點(diǎn)、劃線、折角、做記號(hào)以及涂改、撕、拆檔案。未經(jīng)保管單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自公布檔案內(nèi)容。需要復(fù)印的檔案須由領(lǐng)導(dǎo)批示并填寫(xiě)檔案復(fù)印單（附件6），外單位復(fù)印“三險(xiǎn)”業(yè)務(wù)檔案須持有單位介紹信。????第十五條 “三險(xiǎn)”經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)已到期的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。 鑒定工作應(yīng)當(dāng)由“三險(xiǎn)”經(jīng)辦機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)有關(guān)人員組成鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定并提出處理意見(jiàn)。????鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過(guò)短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。????第十六條 “三險(xiǎn)”經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)“三險(xiǎn)”經(jīng)辦機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報(bào)同級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)備案銷(xiāo)毀。 未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷(xiāo)毀任何檔案。????第十七條 對(duì)超過(guò)保管期限的業(yè)務(wù)檔案，保管部門(mén)向檔案鑒定工作小組提交鑒定申請(qǐng)，鑒定后提出存毀意見(jiàn)。確實(shí)失去查考價(jià)值的，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》（附件7），經(jīng)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，報(bào)同級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)備案，由指定銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保管。嚴(yán)禁其他任何單位、部門(mén)和個(gè)人擅自轉(zhuǎn)讓、出賣(mài)和銷(xiāo)毀檔案。????第十八條 各類(lèi)“三險(xiǎn)”保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中涉及會(huì)計(jì)、電子文檔等檔案材料，國(guó)家有特別規(guī)定的，從其規(guī)定。????第十九條 檔案庫(kù)房管理應(yīng)嚴(yán)格按照“以防為主，防治結(jié)合”原則，健全必要的防護(hù)設(shè)備和措施，做好防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防霉變、防塵、防高溫工作。????第二十條 各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理人員應(yīng)高度重視檔案數(shù)據(jù)安全，定期做好檔案數(shù)據(jù)的異機(jī)和脫機(jī)備份。????第二十一條 當(dāng)經(jīng)辦業(yè)務(wù)發(fā)生變化或上級(jí)有關(guān)部門(mén)提出新的要求時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出意見(jiàn)，配合檔案管理部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整完善本辦法。????第二十二條 “三險(xiǎn)”經(jīng)辦機(jī)構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對(duì)直接負(fù)責(zé)的工作人員、主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；給參保單位或者個(gè)人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任：????（一） 不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的；????（二） 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷(xiāo)毀檔案的；????（三） 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的；????（四） 違規(guī)提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個(gè)人信息的；????（五）違反社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案和國(guó)家檔案法律、法規(guī)的其他行為。????第二十三條 本辦法由黑龍江省人力資源和社會(huì)保障廳負(fù)責(zé)解釋。????第二十四條 本辦法自2012年5月1日起實(shí)施。
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