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　　人身保險公司應(yīng)對本公司在業(yè)務(wù)工作中形成的各種文件材料做好分類、整理、歸檔、保管、定期鑒定及銷毀工作，必須保證業(yè)務(wù)檔案的安全、完整和準確。

　　人身保險公司對業(yè)務(wù)檔案中記載的客戶資料負有保密職責，嚴禁未經(jīng)客戶許可擅自對外泄露客戶資料。

　　人身保險業(yè)務(wù)檔案在采取紙質(zhì)載體的同時，應(yīng)輔助使用電子檔案進行管理。歸檔業(yè)務(wù)文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)及電子文件時，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。

　　管理機構(gòu)和管理崗位職責

　　為保證人身保險業(yè)務(wù)檔案管理工作正常運作，各人身保險公司應(yīng)設(shè)立專門檔案管理機構(gòu)和崗位，配備熟悉人身保險業(yè)務(wù)和檔案工作的專職管理人員。

　　人身保險公司對自身的業(yè)務(wù)檔案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相應(yīng)檔案管理資質(zhì)的第三方管理的管理方式。

　　采取自行管理方式的，應(yīng)集中到省級公司統(tǒng)一管理。

　　采取委托第三方管理方式的，應(yīng)與第三方管理機構(gòu)簽訂管理合同，明確有關(guān)要求，指定專門機構(gòu)、專門人員負責監(jiān)督該機構(gòu)的運行。

　　檔案管理機構(gòu)和崗位的相關(guān)職責

　　按照國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定制定符合本公司檔案管理工作實際情況的檔案管理實施細則。

　　按有關(guān)規(guī)定完成日常各類業(yè)務(wù)資料歸檔和保管等工作。檔案管理人員要定期檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案要及時采取措施進行搶救。

　　按照規(guī)定開展檔案的利用工作，為各項保險業(yè)務(wù)和管理工作服務(wù)。

　　對于達到保管期限的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按檔案鑒定銷毀制度定期進行鑒定和銷毀。

　　人身保險公司應(yīng)建立和完善業(yè)務(wù)檔案管理工作檢查和考核制度。

　　業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔

　　歸檔范圍

　　投保人在投保過程中和人身保險公司在承保、合同保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的業(yè)務(wù)文件。(參見附錄 A 業(yè)務(wù)文件歸檔范圍)為保證業(yè)務(wù)檔案的完整性，按照業(yè)務(wù)文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，劃定各類業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍。不論采取何種載體形式，在業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的屬于歸檔范圍的業(yè)務(wù)文件，都應(yīng)進行歸檔保管。

　　紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件整理與歸檔

　　各人身保險公司都必須建立健全業(yè)務(wù)文件歸檔制度，業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)處理完畢后，要按照各類業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍和排列順序要求整理歸檔。

　　質(zhì)量要求

　　歸檔紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易蛻變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔紙制業(yè)務(wù)文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保管要求。

　　整理方法

　　裝訂

　　紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件的裝訂原則是以件為單位，一件一裝訂?？梢圆扇【€裝、粘貼、連發(fā)卡式裝訂機或不銹鋼釘裝訂的方法。

　　分類

　　紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件可以采用年度－業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（或機構(gòu)）－保管期限等方法進行分類。分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持穩(wěn)定。

　　排列

　　歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合業(yè)務(wù)處理順序等排列。

　　編目

　　歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)分類方案和排列順序編制歸檔目錄。歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)逐件編目。歸檔目錄設(shè)置保險合同號、投保人、作業(yè)流水號、頁數(shù)、備注等項目。

　　裝具

　　保存業(yè)務(wù)檔案可以使用紙箱、檔案盒及塑封等，裝具規(guī)格不限，但應(yīng)符合檔案管理的要求，有利于檔案的長期保管。

　　檔案管理人員選取一定量裝訂好的待歸檔文件，按照歸檔目錄順序裝入檔案裝具。裝滿一單位后，順次裝入下一單位。

　　檔案裝具應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置年度、保管期限、類別、盒號等必備項，并可設(shè)置起止件號、起止業(yè)務(wù)流水號、件數(shù)等選擇項。

　　備考表置于裝具內(nèi)檔案之后，項目包括裝具內(nèi)檔案情況說明、整理人、檢查人和日期。

　　無憂保通過中國人社部認證許可，擁有完善的資金監(jiān)管體系，并采用業(yè)界領(lǐng)先的SaaS模式+云計算加密技術(shù)，保障用戶信息安全。無憂保關(guān)心每個個體對安定美好生活的追求，基于微信端便捷操作，滿足個體社保繳納需要。