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確保檔案安全 夯實管理基礎
2017-03-14 08:00:01
無憂保
目前，酒泉市社保檔案室?guī)齑媸斜炯墮n案18294卷、文書檔案5397件、業(yè)務檔案7388卷……你看看，井井有條。”近日，在甘肅省酒泉市社會保險事業(yè)管理局的社保檔案室，酒泉市社保局局長楊政禮指著擺放整齊的檔案柜對記者說。
酒泉市社保局的檔案管理情況，是甘肅省社保檔案管理工作的一個縮影。經(jīng)過幾年多次驗收，目前，甘肅省145個社會保險經(jīng)辦機構(gòu)全部通過了社會保險業(yè)務檔案驗收，成為全國提前完成任務的13個省份之一。全省建成省、市、縣三級社會保險業(yè)務檔案室141個，總面積超過1萬平方米，統(tǒng)一裝訂上架社會保險業(yè)務檔案212253卷。在全國評比中，甘肅省級社會保險業(yè)務檔案工作獲得了優(yōu)秀等級，民樂縣還被列為全國社會保險業(yè)務檔案工作縣級示范單位。
設立檔案室 培訓工作人員
甘肅省人社廳副廳長曹玉龍向記者介紹，紙質(zhì)檔案作為原始的、具有法律效應的文件資料，事關每一位參保對象的權(quán)益。按照 《社會保險法》的要求，紙質(zhì)社保檔案必須長期保存。 “全省任何單位和個人，都不能因為有了電子檔案就廢棄紙質(zhì)檔案。”曹玉龍說。
記者在甘肅省部分市區(qū)縣發(fā)現(xiàn)，各地社保部門因地制宜，設立了檔案室。有的地方改造過去的會議室、車庫、食堂等場所，建成社保檔案室。其中，張掖市社保局在辦公樓設計建設之初，針對檔案柜的重量，在施工圖紙中增加了鋼筋數(shù)量以及樓板厚度。武威市涼州區(qū)社保局將原職工食堂改造為檔案室。而酒泉市肅州區(qū)社保局同樣也在辦公用房極為緊張的情況下，騰出3間共90平方米的辦公室作為檔案專用庫房。
目前，甘肅共有383名專職、兼職的社會保險業(yè)務檔案工作人員，負責開展檔案材料分類、保管期限認定、庫房管理、編制檢索工具等各項工作。為了把社會保險業(yè)務檔案工作做到一流，甘肅省各市州縣區(qū)人社部門與檔案部門合作，共同開發(fā)培訓教材，舉辦了多期社保業(yè)務檔案管理人員培訓班，以此來提升基層經(jīng)辦機構(gòu)的檔案管理水平。
“經(jīng)過培訓之后，從收集、整理檔案材料到分類、保管期限等的界定，專職人員對業(yè)務檔案工作十分清楚、精通。”曹玉龍說。
不斷完善制度 確保檔案安全
除了設立檔案室、培訓工作人員，甘肅省社保部門還不斷建立、完善制度。
甘肅省社保業(yè)務檔案室為了以最快速度完成對庫內(nèi)檔案的初步定位和檢索，通過制作小卡片，將每組密集架中放置的業(yè)務檔案內(nèi)容進行標識。同時，他們還建立實物展柜，對資料進行收集整理。據(jù)甘肅省社保局局長馬定保介紹，從社保局組建至今，業(yè)務檔案室總共有各種實物檔案65項，并對所有實物檔案編號、編制目錄進行規(guī)范化管理，還對30年以上的養(yǎng)老保險和省直離休人員的業(yè)務檔案材料，進行電子化掃描處理。慶陽市社保局要求，每周五必須將本周內(nèi)產(chǎn)生的各類業(yè)務檔案歸類、整理，并提交到檔案室由管理員統(tǒng)一歸檔，不讓業(yè)務檔案在辦公室過周末。
與此同時，甘肅省還規(guī)定，各級經(jīng)辦機構(gòu)要建立社保業(yè)務檔案管理制度，業(yè)務檔案的收集、整理、裝訂、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定銷毀、移交、利用、安全、保密等各項制度應建立對應的臺賬和表格，并做到定期檢查，維護庫房設施設備，確保業(yè)務檔案安全。
雙重檢索 變死材料為活檔案
甘肅省是 《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》國家標準編制的成員單位。他們結(jié)合 “金保工程”的建設，實現(xiàn)卷內(nèi)目錄、案卷目錄、全引目錄實現(xiàn)電子化查詢。曹玉龍說，甘肅省社保檔案管理的目標是：建立符合規(guī)范的全宗卷，編制檔案存放示意圖，通過計算機錄入的方式，編制室藏檔案的檢索工具，將全部目錄打印裝訂成冊，實現(xiàn)紙質(zhì)與計算機的雙重檢索，并逐步將 “死材料”變?yōu)?“活檔案”。高臺縣社保局就是通過檔案查詢，為原縣城關鎮(zhèn)五金廠、鞋廠的68名已達退休年齡的老職工辦理了養(yǎng)老保險關系移交及退休待遇審批手續(xù)。
甘肅還在全省范圍內(nèi)建立了動態(tài)達標驗收機制。曹玉龍說，獲得優(yōu)秀等級的單位，優(yōu)秀等級有效期只有5年時間。 “在此期間，如果發(fā)生重大問題，這個單位就被降低或撤銷等級。而獲得合格等級的單位，滿2年后還可以申請優(yōu)秀等級。”
據(jù)了解，未來5到10年內(nèi)，甘肅社保業(yè)務檔案管理要基本實現(xiàn)業(yè)務檔案標準化、紙質(zhì)檔案影像化、服務利用便捷化的目標。
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