住房公積金歸集、信貸檔案及市區(qū)房改檔案是加強住房公積金管理，制定房改有關政策和反映管理工作情況的重要依據(jù)，是搞好管理工作的基礎。為了做到資料完整，數(shù)字準確，真實地反映客觀現(xiàn)狀，有效地指導日常工作，更好地為廣大職工和工作業(yè)務發(fā)展服務，根據(jù)上級文件規(guī)定，結合本中心實際，特制定本規(guī)定：

第一條 凡是反映本中心各項政治業(yè)務、活動，具有查考利用價值的文件材料屬歸檔范圍。

第二條 本中心所屬單位、處室及工作人員，對應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向檔案室移交，集中管理，任何人不得占為己有。

第三條 向檔案室移交檔案的處室，對其檔案享有優(yōu)先利用權，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制意見。

第四條 檔案室具體接收檔案范圍按《市住房公積金管理中心文件材料歸檔范圍》的有關規(guī)定執(zhí)行。

第五條 文件材料歸檔的基本要求

1、歸檔的文件必須完整；

2、歸檔的文件材料必須準確地反映本單位各項活動的真實內容和歷史過程；

3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律；

4、文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要與所屬處室及工作人員的崗位責任制掛鉤。

第六條 歸檔手續(xù)

1、文書檔案應按文書歸檔規(guī)定，裝訂立卷后，移交檔案室；

2、對接收的會計檔案，原則上應保持原卷冊封裝，如需要重新拆卷，應與經(jīng)辦人共同整理；

3、各項管理工作中形成的文件材料均應裝訂立卷后方可移交檔案室；

4、歸檔份數(shù)為一份。

第七條 移交手續(xù)

文書、財務及各項管理工作中形成的文件及材料，在移交歸檔時，均應由移交部門負責填寫移交清冊一式兩份，由移交部門移交人和檔案管理接收人簽字蓋章，交接雙方各存一份。

第八條 歸檔時間

1、文書檔案一般在次年六月底以前移交完畢；

2、財會部門應將會計年度終了的整理立卷的會計檔案保管一年后，于第二年3月份向檔案室移交；

3、各項管理工作中形成的文件材料，一般也在第二年上半年內歸檔，歸檔前由各職能部門負責人審定后，送檔案室歸檔。

第九條 查閱制度

1、檔案的開發(fā)與利用，必須嚴格執(zhí)行保密制度；

2、機關工作人員因工作需要查閱檔案資料，需憑所在處室負責人簽字的查閱單，填好登記表，由檔案管理人員提供查閱；

3、中心下屬單位和其他單位需查閱檔案資料，應填寫登記表，由綜合處負責人同意后方可查閱；

4、查閱財務檔案，應填寫登記表，并經(jīng)中心領導或計財處負責人同意后，由檔案室提供查閱，必要時由計財處人員協(xié)助檔案室查閱；

5、司法部門需查閱房改等資料，應憑單位介紹信，經(jīng)綜合處負責人同意后，由檔案管理人員提供查閱。

6、檔案室原則上不對個人開放，遇特殊情況，須經(jīng)中心領導同意后，由檔案管理人員陪同查閱；

7、檔案資料需在檔案室內查閱，不得攜出室外；

8、檔案資料一般不予復印，如遇特殊情況需要復印，須經(jīng)中心領導同意后，由檔案管理人員予以復印；

9、使用者要保護檔案，不得撕毀、折疊、涂改、污損檔案和在檔案上做任何記號，對違者按有關規(guī)定處理。

第十條 借閱制度

1、借用范圍：中心業(yè)務人員因工作需要，需要查閱檔案者；

2、借用檔案手續(xù)：中心業(yè)務人員借用檔案者必須憑本處室負責人簽字的借閱單，由綜合處負責人簽字同意，填寫好“借閱登記表”，經(jīng)檔案管理人員清點后，方能借用；

3、借期不能過長，最長不能超過十天，到期不能歸還的，應到檔案室說明情況并辦理續(xù)借手續(xù)；

4、借閱檔案者，應對檔案的完整和安全負責，不能中途轉借和私自復制，不得遺失、拆散、調換、抽取、污損檔案；

5、借用的檔案，嚴禁帶回家中；

6、檔案歸還時，檔案管理人員應認真清點和檢查歸還檔案、文件狀況，并辦好歸檔注銷手續(xù)。

第十一條 庫房管理制度

1、認真做好防盜、防火、防潮、防光、防蟲、防鼠工作；

2、庫房內嚴禁煙火，不準存放易燃、易爆物品；

3、庫房內要保持清潔衛(wèi)生，定期進行大掃除；

4、無關人員不準擅自進入庫房，檔案庫房的門窗非工作時間必須嚴密關鎖，下班前進行檢查。

第十二條 檔案保密制度

1、檔案工作人員要嚴格遵守國家有關安全保密的規(guī)定，以嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，忠于職守，時刻保持高度警惕，確保檔案材料的保密和安全；

2、庫內檔案的管理要做到安全、規(guī)范，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放。以防止檔案毀損、散失和泄密；

3、借閱秘密以上的檔案，應嚴格履行審批手續(xù)，需要摘錄的，應記錄在保密本上；

4、檔案管理人員應以身作則，嚴于律己，除工作需要外，不得向任何人談論和泄露檔案機密；

5、經(jīng)允許借閱的檔案材料，不準將其帶到公共場所和家中，不準私自外借；

6、每次節(jié)假日前，管理人員對庫房應進行一次認真檢查，做好安全保衛(wèi)工作，嚴防發(fā)生事故；

7、檔案室工作人員要對工作認真負責，堅守崗位，如發(fā)生意外事情要積極組織搶救檔案并轉移到安全地方，事后要向領導報告；

8、經(jīng)鑒定后銷毀檔案時，應嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，在領導或監(jiān)銷人員監(jiān)督下進行，做到謹慎從事、萬無一失，確保檔案機密的安全。

第十三條 附則

1、機關的人事檔案管理按照中共中央組織部及檔案行政管理部門的有關規(guī)定執(zhí)行；

2、本制度自2004年7月1日起執(zhí)行。

二○○四年六月一日