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金人社發(fā)〔2014〕405號(hào)

金昌市下崗失業(yè)人員檔案管理辦法

第一章 ?總 ?則

第一條??為加強(qiáng)下崗失業(yè)人員檔案管理，保證檔案的完整性及保密性，提高檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，更好地為企業(yè)和下崗失業(yè)人員服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實(shí)際，制定本辦法。

第二條??本辦法適用于參加企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的國(guó)有、集體企業(yè)（含國(guó)有、集體控股企業(yè)）解除勞動(dòng)關(guān)系人員；原國(guó)有、集體改制企業(yè)已解除勞動(dòng)關(guān)系的各類(lèi)人員。

第三條??在檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案管理、保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 ?機(jī)構(gòu)和職責(zé)

第四條??下崗失業(yè)人員檔案管理工作由市人力資源和社會(huì)保障局領(lǐng)導(dǎo)，市人民政府勞務(wù)工作辦公室（市職業(yè)介紹服務(wù)中心）統(tǒng)一管理，并提供相關(guān)服務(wù)。

第五條??檔案實(shí)行專(zhuān)人管理，檔案管理員主要有以下職責(zé)：

（一）熱愛(ài)本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高工作效率，為下崗失業(yè)人員提供相關(guān)服務(wù)；

（二）負(fù)責(zé)檔案的轉(zhuǎn)入、分類(lèi)、整理、編號(hào)、入柜、保管、查閱、轉(zhuǎn)出等工作；

（三）受理達(dá)到退休條件人員的申請(qǐng)材料，嚴(yán)格審核檔案資料和內(nèi)容，及時(shí)將符合政策規(guī)定擬退休人員有關(guān)材料報(bào)送相關(guān)科室審批；

（四）堅(jiān)持原則，保守機(jī)密，嚴(yán)格執(zhí)行管理制度和重大事項(xiàng)報(bào)告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發(fā)生；

（五）做好檔案庫(kù)房的日常管理，達(dá)到檔案無(wú)丟失、無(wú)霉變、無(wú)差錯(cuò)；

（六）自覺(jué)做好檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、管理、更新和維護(hù)，定期對(duì)檔案的轉(zhuǎn)遞、查閱和保管情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；

（七）按政策規(guī)定辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他業(yè)務(wù)。

第三章 ?檔案保管

第六條??所有檔案都要集中到檔案室統(tǒng)一管理，配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作。檔案管理員要將轉(zhuǎn)入檔案及時(shí)編號(hào)入庫(kù)、查閱完畢檔案及時(shí)入庫(kù)歸位，不得在辦公室或其它地方隨意存放檔案，由此造成的后果由檔案管理員承擔(dān)。

第七條??檔案管理員要嚴(yán)格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)出現(xiàn)下列情形的，要視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。

（一）私存他人檔案，沒(méi)有按規(guī)定及時(shí)入庫(kù)的；

（二）隨意增添、刪減、更改（換）檔案材料內(nèi)容的；

（三）擅自向外界公布資料、泄漏檔案內(nèi)容的；

（四）因工作疏忽造成檔案丟失或損壞（毀）的；

（五）法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。

第八條??檔案管理員要愛(ài)護(hù)檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁(yè)、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現(xiàn)有上述情況者，按《檔案法》規(guī)定進(jìn)行處理。

第九條??檔案管理員要增強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)格遵守國(guó)家《檔案法》和《保密法》所規(guī)定的保密紀(jì)律，不得泄露所藏檔案的內(nèi)容，不準(zhǔn)出賣(mài)、盜竊檔案材料，對(duì)違者將嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

第十條??檔案管理員要及時(shí)建立或更新檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)所有檔案做到存放合理，排列有序，查找方便。

第十一條??檔案管理員要做好檔案利用記錄，建立檔案出（入）庫(kù)登記和查閱登記制度，對(duì)利用后該入庫(kù)的檔案要按時(shí)入庫(kù)。

第四章 ?檔案轉(zhuǎn)遞

第十二條??本市企業(yè)解除勞動(dòng)關(guān)系人員檔案轉(zhuǎn)入時(shí)，單位勞資人員持失業(yè)職工花名冊(cè)、解除勞動(dòng)關(guān)系合同書(shū)、職工檔案、解除關(guān)系人員身份證原件及復(fù)印件等材料，辦理檔案移交手續(xù)。

外?。ㄊ校┦I(yè)人員檔案轉(zhuǎn)入時(shí)，需提供解除勞動(dòng)關(guān)系合同書(shū)、戶口本原件及復(fù)印件、本人身份證原件及復(fù)印件，經(jīng)工作人員審核后，向原單位出具調(diào)檔函方可轉(zhuǎn)入。

第十三條??對(duì)擬轉(zhuǎn)入的檔案，檔案管理單位要嚴(yán)格審核。有下列情形之一的，將不予接收。

（一）檔案材料不全或重要內(nèi)容記載不詳?shù)模?/p>

（二）檔案內(nèi)容有明顯涂改，在辦理退休手續(xù)時(shí)有影響或爭(zhēng)議的；

（三）檔案材料嚴(yán)重破損或重要內(nèi)容損毀的；

（四）檔案材料記載內(nèi)容前后不一致或自相矛盾的；

（五）檔案由個(gè)人保存或檔案袋口沒(méi)有被原單位密封的；

（六）致使該人員到齡后無(wú)法辦理退休手續(xù)的其他情形。

第十四條??失業(yè)人員在本市再就業(yè)的，原則上不辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，檔案管理單位為其提供相關(guān)服務(wù)。因工作需要，確需將檔案轉(zhuǎn)入到新就業(yè)單位的，需提供《企業(yè)職工花名冊(cè)》、《勞動(dòng)合同》原件及復(fù)印件、工資發(fā)放表原件及復(fù)印件、以企業(yè)職工身份繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)證明材料、調(diào)檔函、企業(yè)經(jīng)辦人身份證原件及復(fù)印件、本人身份證原件及復(fù)印件，經(jīng)審核研究后辦理。

第十五條??失業(yè)人員需要將檔案轉(zhuǎn)入市外的，需提供當(dāng)?shù)厝松绮块T(mén)（公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或人力資源市場(chǎng)等單位）出具的調(diào)檔函、公安部門(mén)開(kāi)具的戶口遷移證明、本人身份證原件及復(fù)印件。委托他人代辦的，還需提供委托書(shū)、代辦人身份證原件及復(fù)印件。

第五章 ?檔案利用

第十六條??單位因工作需要，查閱、復(fù)制個(gè)人檔案材料，需出具單位介紹信（注明原因或用途）、經(jīng)辦人身份證原件及復(fù)印件，經(jīng)工作人員審核，報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后辦理。

第十七條??個(gè)人查閱、復(fù)制本人檔案材料，需提供書(shū)面申請(qǐng)（注明用途）、本人身份證原件及復(fù)印件，經(jīng)工作人員審核后辦理。查閱檔案須在辦公場(chǎng)所進(jìn)行，復(fù)制的材料不能在社會(huì)上產(chǎn)生不良后果，查閱、復(fù)制檔案材料時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。

委托親屬代辦的，還需提供委托書(shū)、代辦人身份證原件及復(fù)印件。其他任何人不得查閱、復(fù)制他人檔案材料或內(nèi)容。

第十八條??檔案材料一般不外借，確因工作需要外借的，除出具借閱單位證明外，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

借閱人員對(duì)檔案材料要妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料。檔案管理員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第十九條??下崗失業(yè)人員申請(qǐng)辦理正常退休、特殊工種退休，檔案管理員要將符合退休條件人員檔案材料整理齊全，提供給科室負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)后，將擬退休人員有關(guān)材料轉(zhuǎn)交相關(guān)科室辦理，待辦理完畢后將原檔案及時(shí)收回。

第二十條??檔案管理員工作崗位調(diào)整時(shí)，應(yīng)認(rèn)真做好檔案清點(diǎn)工作，及時(shí)辦理移交手續(xù)。

第六章 ?檔案室管理

第二十一條??檔案室是保存檔案的重地，庫(kù)房鑰匙由專(zhuān)人保管，非檔案室人員不得入內(nèi)。

第二十二條??檔案室要定期檢查，做到“八防”，即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，確保檔案安全。

第二十三條??檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品。

第二十四條??檔案室內(nèi)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，檔案要分類(lèi)存放，排列整齊有序，便于查找。

第七章 ?附 ?則

第二十五條??本辦法由市人力資源和社會(huì)保障局負(fù)責(zé)解釋。

第二十六條??本辦法自發(fā)布之日起施行。