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失業(yè)人員檔案關系著失業(yè)人員的切身利益，為了進一步提高檔案管理水平，使之更好地服務于廣大失業(yè)人員，下城區(qū)就業(yè)管理服務處以檔案整理為契機，按照《杭州市失業(yè)人員檔案管理辦法（試行）》，抓住“四個規(guī)范”，做好失業(yè)人員檔案管理工作。
一是規(guī)范檔案進出。窗口工作人員接收、轉出檔案并進行檔案信息化錄入，做到每一份檔案都可以追蹤、每一次變動都有記錄。把好檔案進口關。接收的失業(yè)人員檔案材料應完整齊全、真實可靠，工作人員收進檔案時應逐項核對檔案內容，檔案包括但不限于履歷材料、學歷材料、勞動合同、離職證明等等；專門設計檔案材料確認書，根據檔案內容詳細填寫清單，檔案缺失的內容由本人簽字確認，一并歸入該檔案內；不符合存檔要求的，退其本人并告知不能接收的原因，要求補齊材料或者待條件符合后辦理存檔手續(xù)。把好檔案出口關。明確檔案轉遞的程序，失業(yè)人員就業(yè)后，用人單位辦理招工備案手續(xù)提取檔案；失業(yè)人員升學、戶口遷出等，憑入學通知書、戶口本等提取檔案；失業(yè)人員到達退休年齡的，檔案由就管處直接轉交退休管理辦公室辦理退休審核手續(xù)。檔案進出必須簽名，隨收隨歸，嚴格履行交接手續(xù)。今年以來，共辦理失業(yè)人員檔案進出3000余人次。
二是規(guī)范檔案保管。加強對檔案庫的建設，進一步改善硬件環(huán)境，優(yōu)化軟件環(huán)境，規(guī)范檔案保管。加強硬件建設。建立專門的失業(yè)人員檔案庫，購置36組鐵質檔案柜，存放檔案66593份；改善硬件設施，多臺空調持續(xù)運轉保持檔案室恒溫通風，空氣溫濕度記錄儀實時監(jiān)測檔案庫溫度和濕度，一般情況下，溫度維持在25℃,相對濕度65%RH；定期對檔案庫消防設備進行檢查，消除檔案霉變、火燒、遺失等安全隱患，確保檔案安全。加強軟件建設。安排專人保管檔案，定期對檔案保管人員進行培訓，提高其職業(yè)素養(yǎng)；進一步完善檔案信息系統，應用計算機信息系統管理檔案，實現檔案管理科學化、現代化；健全檔案保管制度，定期巡查檔案保管情況，按照檔案錄入系統生成的編號存放檔案，排列整潔有序，方便查找。
三是規(guī)范檔案利用。充分發(fā)揮檔案服務于人民的職能，為失業(yè)人員提供查詢、復制、證明等方面的服務。發(fā)揮檔案查詢作用。查閱檔案只限在指定場所進行，明確檔案查詢服務的內容，建立公開化、透明化的檔案查詢服務體系。參保人員的退休時間是根據檔案內容核定的，由于填寫檔案的時間年月長遠，部分人員無法確定自己檔案中填寫的出生年月，我處可提供檔案內出生年月查詢；參保人員在退休核定工齡時，需提供知青證明，我處可提供檔案內上山下鄉(xiāng)歷史材料查詢服務；另外我處還可提供檔案內勞動合同、離職證明、特殊工種審批表、入伍退伍資料等查詢服務。今年以來，共辦理失業(yè)人員檔案查詢500余人次。發(fā)揮檔案證明作用。檔案利用的最大特點是提供原件作為憑證，失業(yè)人員查詢檔案尋找憑證一般帶有明確的目的，尤其是對實際問題的解決，我區(qū)就管處在政策法規(guī)允許的范圍內盡力滿足失業(yè)人員的需求。失業(yè)人員報考教師資格證，作為檔案保管單位我們?yōu)槠涮峁┫嚓P證明文件；失業(yè)人員被機關事業(yè)單位招用，用人單位到檔案保管部門政審，我們積極配合，提供材料；購買房改房工齡證明、赴港人員就業(yè)需要檔案保管部門加蓋公章，我們盡力滿足他們的需求；另外，我們還經常為辦理公證、訴訟等相關手續(xù)的失業(yè)人員提供其原始檔案復印件，為外地戶口遷杭處于失業(yè)狀態(tài)的群眾開具檔案接收證明等等。我區(qū)就業(yè)管理服務處規(guī)范了各種證明的出具樣式，明確了證明的出具范圍，依據相關政策法規(guī)加蓋檔案管理專用章。今年以來，為失業(yè)人員開具各種證明近100份。
四是規(guī)范檔案維護。建立檔案庫定期巡查制度，從內容和形式兩方面進行巡查，確保檔案有序排列，統一編號。形式方面維護檔案排列整齊美觀。我區(qū)定期巡查檔案存放狀況，封面封皮破損的檔案集中整理，統一更換新的檔案袋，打印新編碼；定期檢查檔案擺放順序，確保所有檔案排列整齊、方便使用，截止到目前,共為25869份檔案更新檔案袋。內容方面維護檔案編號科學有序。因為歷史原因，部分存放時間較長的檔案在檔案查詢系統里還保留著老編號，部分老檔案的姓名、身份證號碼有誤，不利于檔案查找，我區(qū)對所有老檔案進行系統整理，將老編號統一修改為新的編號，將姓名、身份證號有誤的編號進行修正,目前已修改、訂正檔案1869份。此舉消除了歷史上存在的重號、錯號等問題，避免了失業(yè)人員在查詢個人檔案信息時的錯誤、延誤。
下城區(qū)“四個規(guī)范”做好失業(yè)人員檔案管理工作
2016-10-23 08:00:12
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