無憂保職場指南早報(bào)：在公司里，跨部門溝通是很重要的，員工和中級主管花在內(nèi)部溝通的時(shí)間大約占其工作時(shí)間的40%-50%，而對于高層主管，這個(gè)比率會更高。如何提高公司內(nèi)部溝通的有效性以改善運(yùn)營效率呢？一、不妨輪換崗位80/20規(guī)律告訴我們，公司內(nèi)部80％的信息交流與溝通發(fā)生在20％的人員之間，各部門的主管和秘書就是公司內(nèi)部溝通的“關(guān)鍵少數(shù)”。所以，應(yīng)該鼓勵(lì)崗位輪換，請業(yè)務(wù)背景的人員擔(dān)當(dāng)人力資源、培訓(xùn)、行政、商務(wù)管理等支持部門的主管。比如，IBM、HP近幾年在中國市場都有類似實(shí)踐。摩托羅拉與亞信的CFO對各自市場業(yè)務(wù)的分析與深度介入，使得這個(gè)傳統(tǒng)的“后勤”部門與核心業(yè)務(wù)水乳交融，相得益彰，從而在根本上調(diào)整了他們的團(tuán)隊(duì)判斷問題的角度及行為方式。這樣一來，“后勤”部門就能夠更多地從市場、從競爭的視角去滿足核心業(yè)務(wù)的需求了。秘書的換崗也是重要的。組織的“冰山原理”形象地描述了各職能部門的劃分－－正式組織、公司制度、計(jì)劃策劃的制定等－－如同冰山一角，是顯性的；而公司里還存在許多非正式組織，如打球、健身、購物、聚會等小團(tuán)體，由此而存在的信息交流是十分復(fù)雜的，是隱性的，還有員工士氣、滿意度等，都在“海平面以下。各部門的秘書往往是公司里最為活躍的非正式組織的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，他們是內(nèi)部溝通的HUB(網(wǎng)絡(luò)中心)。筆者曾訪問過一家公司，公司老總說：“我們對關(guān)鍵業(yè)務(wù)及支持部門的秘書實(shí)行換崗。其好處是秘書深入了解熟悉了一個(gè)部門業(yè)務(wù)運(yùn)作及人事后，再到另一個(gè)部門為原來的部門提供服務(wù)和交流就容易的多了?！睆恼w上說，全公司通過他們而進(jìn)行的內(nèi)部溝通的摩擦大大降低了，而大約有70％的日常內(nèi)部溝通是經(jīng)由他們來協(xié)調(diào)的。當(dāng)然，由此帶來的代價(jià)是，在換崗的頭2到3個(gè)月處于低效率磨合期，主管們或者秘書需要一些快速上崗訓(xùn)練、技能培訓(xùn)和強(qiáng)化輔導(dǎo)，以便將此階段縮減到1個(gè)月左右。另外，換崗的時(shí)機(jī)也很關(guān)鍵，應(yīng)盡可能避開年末預(yù)算、計(jì)劃等階段。同時(shí)，在小規(guī)模公司內(nèi)部不宜如此操作。二、提高溝通技能第二層次的解決途徑是提高溝通技能，包括有效傾聽及保持溝通的簡潔準(zhǔn)確性。公司內(nèi)部溝通中，大家往往急于表達(dá)而疏于傾聽。通過多次團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)場演練、游戲等，筆者觀察到，在交流中，如果雙方或至少一方多一些專注傾聽，適時(shí)復(fù)述、提問以確認(rèn)關(guān)鍵信息，并予以適當(dāng)?shù)姆答?，那么溝通的有效性（即?zhǔn)確、省時(shí)、較少沖突）就大大提高了。這一點(diǎn)在組織內(nèi)部可以通過團(tuán)隊(duì)指令訓(xùn)練、引導(dǎo)、鼓勵(lì)來實(shí)施?？绮块T溝通必須保持簡潔性。簡單的是美好的。寶潔公司的“1頁備忘錄”一直都備受推崇。備忘錄這一古老簡便的交流方式至今仍為許多公司沿用，而寶潔公司的主管認(rèn)為，多于1頁的備忘錄是無益而有害的。一家系統(tǒng)集成公司的老總說，他的公司曾經(jīng)一直為各種會議所困擾，于是效仿了寶潔公司的做法，明確規(guī)定每次內(nèi)部會議必須在50分鐘內(nèi)結(jié)束。我們不禁要問，用簡單量化的方式去處理復(fù)雜的商業(yè)和管理問題，奏效嗎？如果50分鐘之內(nèi)沒有談完，問題沒有解決，怎么辦？那位老總反問：“你認(rèn)為再50分鐘就有多好的解決方案嗎？”筆者啞然。誰能抗拒簡單的魅力哪！三、倡導(dǎo)溝通文化溝通的有效性與企業(yè)文化直接相連。沒有主管認(rèn)為持續(xù)改革內(nèi)部溝通不重要，關(guān)鍵在于實(shí)際執(zhí)行。主管人不僅是探路者、指引者和影響者，更重要的是行為者。如果主管人員從不在電梯或走廊與同事們輕松交談，當(dāng)他在員工大會上發(fā)表演講后能聽到員工們的熱烈反響嗎？要想改善內(nèi)部溝通，需要檢視一下，公司主管們都能像Intel公司的安迪?格魯夫那樣踏進(jìn)員工餐廳隨機(jī)地與員工一起就餐嗎？行動的力量是對裱在會議室的“公司遠(yuǎn)景、價(jià)值觀和理念”的最好說明。我們有理由相信，不同的管理團(tuán)隊(duì)造就不同的公司。對這一點(diǎn)，業(yè)內(nèi)一位職業(yè)經(jīng)理人頗有體會，他說：“你期待員工如何表現(xiàn)，你就要如何表現(xiàn)；你倡導(dǎo)雙向溝通、傾聽對方，平息部門間沖突，減少內(nèi)部協(xié)調(diào)成本，你就要親歷親為地做給大家看。你認(rèn)為素質(zhì)、技能提高和不斷學(xué)習(xí)重要，你就和他們一起去聽課，把你讀過的好書與他們分享，簡單地說，就是去弄，去做，去干?！彼摹⒄{(diào)整組織機(jī)構(gòu)必要時(shí)調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，有助于改善內(nèi)部溝通。組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整與重組，首先是輔助公司更重要的戰(zhàn)略的實(shí)施或核心能力的充實(shí)；例如，一家60多人的網(wǎng)絡(luò)公司，一開始設(shè)計(jì)人員隸屬于業(yè)務(wù)部，當(dāng)有另外兩個(gè)小組開發(fā)新業(yè)務(wù)時(shí)（可能成長為業(yè)務(wù)2部、3部），他們與設(shè)計(jì)人員之間有頻繁的共同，一時(shí)間，“設(shè)計(jì)人員”成為三個(gè)部門競相爭奪的資源，沖突不斷，效率遞減。這時(shí)，就要講“設(shè)計(jì)”職能獨(dú)立出來，成立與業(yè)務(wù)部平行的部門，以利于他們規(guī)劃和開展工作。對于快速成長階段的公司，以及并購了其他公司或部門的公司主管，能夠由預(yù)見地改善組織結(jié)構(gòu)，是降低內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)成本的事半功倍之舉。

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