無(wú)憂保職場(chǎng)指南早報(bào)：“你們的職位說(shuō)明書最近重新編寫了嗎？”最近，這句話成了許多業(yè)界人士見(jiàn)面時(shí)的問(wèn)候語(yǔ)了。似乎一夜之間，大家不約而同對(duì)職位說(shuō)明書這件事重視了起來(lái)。到底，職位說(shuō)明書的重要性在哪里，它能給企業(yè)的人力資源管理帶來(lái)什么不一樣的東西？企業(yè)是如何編寫職位說(shuō)明書的？近日，走訪了安踏、威蘭西、福馬等相關(guān)企業(yè)，對(duì)此有了一定的了解。 ■職位不明煩惱不斷 最近，小陳特別郁悶，連跳槽的心思都有了。雖然公司承諾春節(jié)回來(lái)要升他的職，可是，直到現(xiàn)在，小陳還沒(méi)弄清楚自己的直接主管到底是誰(shuí)，而且，至今也無(wú)人再向他提起這件事。而最重要的是，因?yàn)樽约旱闹苯又鞴芴?，職?zé)不清，小陳覺(jué)得工作沒(méi)法正常開(kāi)展。 原來(lái)，小陳是石獅一家服裝公司的業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)專員。2004年公司設(shè)立了一個(gè)營(yíng)銷中心，業(yè)務(wù)部歸其統(tǒng)轄。由于公司一段時(shí)間以來(lái)主要集中做市場(chǎng)拓展，因此，公司又有一位專門管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理，時(shí)不時(shí)地，公司總經(jīng)理也親自過(guò)問(wèn)業(yè)務(wù)進(jìn)展。往往是，小陳剛向營(yíng)銷總監(jiān)匯報(bào)完工人，又被副總經(jīng)理叫去重復(fù)匯報(bào)。最要命的是，兩位老總都交代以后有關(guān)業(yè)務(wù)的事要直接向其匯報(bào)。于是，小陳疑惑了：“到底，誰(shuí)才是我的直接主管？” 小陳說(shuō)，在平常，有多位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心只是覺(jué)得繁瑣了一點(diǎn)，但看到自己的工作備受關(guān)注，心里還是受用的?？梢坏┏霈F(xiàn)紕漏的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)，根本不是那么回事。比如說(shuō)去年11月份，有一張業(yè)務(wù)單出了點(diǎn)問(wèn)題，對(duì)方要求退貨并賠償損失。于是，營(yíng)銷總監(jiān)、副總經(jīng)理都推說(shuō)不是自己的職權(quán)范圍，不肯想辦法，弄得小陳到處碰壁，最后還是總經(jīng)理親自出面，才把問(wèn)題解決了。 職位不明、分工不清，這樣的例子在泉州企業(yè)里數(shù)不勝數(shù)，于是，類似小陳這樣的例子便時(shí)常發(fā)生，于是，越來(lái)越多的小陳們不得不扛起行囊一走了之。也許，正因如此，越來(lái)越多的企業(yè)發(fā)現(xiàn)，做一份清清楚楚的職位說(shuō)明書已經(jīng)是迫在眉睫的事了。 因?yàn)?，一份切合?shí)際的職位說(shuō)明書具有明確工作職責(zé)與權(quán)限、工作目標(biāo)、工作特點(diǎn)、任職人員資格等的作用，并能為工作評(píng)價(jià)、人員招聘、績(jī)效管理、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、薪酬管理等提供依據(jù)，它已成為現(xiàn)代管理的基礎(chǔ)工作之一。 ■職位說(shuō)明書也要更新?lián)Q代 “職位說(shuō)明書也要不斷升級(jí)！”威蘭西服裝發(fā)展有限公司董事長(zhǎng)秘書毛鎮(zhèn)宇就表示，目前，威蘭西正在對(duì)原有的職位說(shuō)明書進(jìn)行“更新?lián)Q代”。據(jù)他說(shuō)，以前公司的崗位說(shuō)明書均是按“ISO9001”體系中對(duì)每個(gè)職位職責(zé)說(shuō)明而制定的。但隨著企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展，公司發(fā)現(xiàn)，企業(yè)內(nèi)部需要更加全面的、全新的職位說(shuō)明書來(lái)匹配。如以前公司只設(shè)行政部門，更新后，行政部又細(xì)分為人力資源部和行政部?jī)蓚€(gè)部門。 毛鎮(zhèn)宇說(shuō)，很多時(shí)候，如果職位設(shè)置得特別多，參與這項(xiàng)工作的人就多，企業(yè)支付的費(fèi)用就多；而如果職位設(shè)置過(guò)少，可能某一件事情沒(méi)有人管，或者某一個(gè)職位的員工負(fù)擔(dān)特別重而產(chǎn)生怨氣，這項(xiàng)工作就做不好。因此，對(duì)職位說(shuō)明書進(jìn)行“升級(jí)”后，這一點(diǎn)上也應(yīng)進(jìn)行完善。如以前的營(yíng)銷部，升級(jí)后就變成了營(yíng)銷中心，下設(shè)企劃部、市場(chǎng)部和銷售部。 ■把職位描述細(xì)致到極致 在所看到的企業(yè)“職位說(shuō)明書”中，福馬集團(tuán)的職位說(shuō)明書顯得特別細(xì)致。在這份說(shuō)明書的欄頭中，除了普通說(shuō)明書中常見(jiàn)的“職位名稱”、“所屬部門”、“直接上屬”、“直接下屬”等基本要素外，還有“職位發(fā)展”、“可轉(zhuǎn)換職位”，以及“薪金標(biāo)準(zhǔn)”和“任職時(shí)間”等，甚至連“績(jī)效目標(biāo)”、“下屬人數(shù)”和“人員類別”也囊括在內(nèi)。此外，還用一段簡(jiǎn)短的文字陳述工作內(nèi)容。 福建福馬食品集團(tuán)有限公司人力資源經(jīng)理巫水良給看了一份填寫日期為１２月１２日的“生產(chǎn)部副經(jīng)理”一職說(shuō)明書藍(lán)本。 在這份說(shuō)明書中，除了有常規(guī)的“崗位職責(zé)說(shuō)明”和“權(quán)責(zé)范圍”外，還有“溝通關(guān)系”的相關(guān)要求。明確要求副經(jīng)理在內(nèi)部需與各車間、與員工、與各車間主任、與機(jī)修科長(zhǎng)之間進(jìn)行工作協(xié)調(diào)與溝通。對(duì)外部負(fù)責(zé)與設(shè)備部、研發(fā)技術(shù)部、本部門各級(jí)主管、營(yíng)銷部之間的聯(lián)系與溝通。 在這份說(shuō)明書中，還發(fā)現(xiàn)了一項(xiàng)有趣的條款：說(shuō)明書中規(guī)定了從事某項(xiàng)工作的人必須具備的最基本的資格條件。主要包含：學(xué)歷要求、工作經(jīng)歷、技能水平、個(gè)性特點(diǎn)及體格能力。工作規(guī)范常常是工作說(shuō)明中的一個(gè)重要部分，常合并為一種形式。 最后還有一欄“述職簽名”。巫水良表示，一般來(lái)說(shuō)，員工及其上級(jí)主管都必須在員工的職位說(shuō)明書上簽字，表明雙方都認(rèn)可說(shuō)明書的各項(xiàng)條款，這其實(shí)就是上下級(jí)的溝通過(guò)程，溝通好了，可以為后面的工作掃清不少障礙。 ■職位說(shuō)明書也不能生搬硬套 據(jù)安踏（福建）鞋業(yè)有限公司王志勇介紹，職位說(shuō)明書有很多種模式。為此，他認(rèn)為，選擇適合本企業(yè)實(shí)際的才是最重要的。要能對(duì)招聘指導(dǎo)、人員晉升要求、工作規(guī)劃職責(zé)等工作起到切實(shí)的作用。比如該企業(yè)采用了“述職模型”，對(duì)企業(yè)的每個(gè)職位所必須具備的技能：如要不要懂電腦、工藝流程等均有明晰要求。依據(jù)這個(gè)職位需要什么樣的人去制定職位說(shuō)明書。 職位說(shuō)明書如果能清晰地列出員工的職責(zé)范圍，那么，每位員工在年初的時(shí)候，看看自己的職位說(shuō)明書，就可以大致了解一年的工作目標(biāo)，員工通過(guò)對(duì)照，了解自己在這些方面發(fā)展得如何，哪些能力還需要進(jìn)一步提高。另外，職位說(shuō)明書令上下級(jí)關(guān)系一目了然：誰(shuí)向你匯報(bào)工作，你的工作又該向誰(shuí)匯報(bào)？ 王志勇認(rèn)為，職位說(shuō)明書的最終目標(biāo)就是要達(dá)到“人盡其才”，提高工作效率。依據(jù)企業(yè)發(fā)展不同時(shí)期設(shè)定企業(yè)所需要的人才及其所要具備的條件，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。 職位說(shuō)明書 存在的三大誤區(qū) 但是，目前有很多企業(yè)在完善了職位說(shuō)明書的工作后，并沒(méi)有讓它在企業(yè)管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。業(yè)界人士認(rèn)為，這并不是職位說(shuō)明書本身的局限，更多的是企業(yè)走進(jìn)了職位說(shuō)明書編寫的誤區(qū)，降低了其在管理中的應(yīng)用性。 誤區(qū)一：職責(zé)交叉之誤 為適應(yīng)外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，許多企業(yè)以團(tuán)隊(duì)來(lái)設(shè)計(jì)工作任務(wù)，即同一項(xiàng)工作任務(wù)需要幾個(gè)部門或幾個(gè)職位共同完成，這就出現(xiàn)了職責(zé)交叉。正確地處理職責(zé)交叉有助于發(fā)揮協(xié)作效應(yīng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高工作效率。不過(guò)，要處理好職責(zé)交叉并不容易。 希尼亞服裝織造有限公司人力資源部經(jīng)理王永信認(rèn)為，很多企業(yè)在撰寫職位說(shuō)明書時(shí)對(duì)這些職責(zé)交叉的工作沒(méi)有明確各職位的職責(zé)權(quán)限，以及對(duì)工作結(jié)果應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，反而導(dǎo)致工作中職位職責(zé)不清、多頭領(lǐng)導(dǎo)，工作中出現(xiàn)問(wèn)題各部門間又互相推諉，降低了工作的效率。 每家企業(yè)都由若干個(gè)部門組成，不同的職位也分別隸屬于各個(gè)部門。如上述案例，由于缺失明確的職位說(shuō)明書，因此就導(dǎo)致了“踢皮球”現(xiàn)象，沒(méi)事的時(shí)候誰(shuí)都來(lái)管，發(fā)生事情的時(shí)候誰(shuí)都能推卸責(zé)任。 誤區(qū)二：閉門造車之誤 目前，不少企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到職位說(shuō)明書的作用，但編寫出來(lái)的職位說(shuō)明書卻未真正起作用。有的企業(yè)在缺乏正確認(rèn)識(shí)的情況下，就盲目隨大流，要各個(gè)職位上的任職人自己編寫職位說(shuō)明書；有的企業(yè)人力資源部閉門造車，使得職位描述脫離了本企業(yè)的實(shí)際，尤其是對(duì)任職人資格的界定缺乏客觀的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果使職位說(shuō)明書無(wú)法在實(shí)際工作中使用，成為案頭擺設(shè)。 安踏（福建）鞋業(yè)有限公司服裝事業(yè)部經(jīng)理王志勇認(rèn)為，不同的企業(yè)中，其職位職責(zé)、職位要求也可能因?yàn)槠髽I(yè)規(guī)模不同而出現(xiàn)較大差異?？上В芏嗥髽I(yè)為了節(jié)約成本，盲目照搬其他公司的職位說(shuō)明書，結(jié)果不免會(huì)適得其反。 誤區(qū)三：盲目切刀之誤 在企業(yè)的實(shí)際中，對(duì)于性質(zhì)相同、任務(wù)量較大的工作，有的職位不可避免會(huì)出現(xiàn)一崗多人的現(xiàn)象。于是，很多企業(yè)在描述此類職位時(shí)，采取了簡(jiǎn)單的一刀切的方法，歸納出該職位的共同特征，定義了職位的共同要求，卻忽視了該職位的不同任職者之間工作任務(wù)的差別，以及由此導(dǎo)致的對(duì)任職人資格的差異。 威蘭西服裝發(fā)展有限公司董事長(zhǎng)秘書毛鎮(zhèn)宇認(rèn)為，在這種情況下，應(yīng)該采取“一崗一說(shuō)明”的描述方式?？上?，目前不少企業(yè)在開(kāi)展工作時(shí)，卻忽略了這一點(diǎn)。（陳思平）

全國(guó)十三五規(guī)劃明確全民參保計(jì)劃，將在2020年前基本實(shí)現(xiàn)。全民參保是政策指向也是新的市場(chǎng)空間，無(wú)憂保堅(jiān)定信念承擔(dān)起企業(yè)的社會(huì)責(zé)任，努力做國(guó)家全民參保計(jì)劃的踐行者。 小編有話說(shuō)：謝謝這么優(yōu)秀的你來(lái)看文章，有什么想對(duì)小編說(shuō)的盡管來(lái)吧，大家的支持就是我們的動(dòng)力，歡迎大家踴躍發(fā)表疑問(wèn)，歡迎吐槽，社保生態(tài)圈群：248069515