無(wú)憂保職場(chǎng)指南早報(bào)：開(kāi)會(huì)是一門很有用的“科學(xué)”，而且還有很多讓會(huì)議開(kāi)好的方法。但是大多數(shù)人還不知道，或者有些人煩于使用這些技巧，結(jié)果發(fā)現(xiàn)他們的會(huì)議都開(kāi)得亂七八糟 　　如果把你的開(kāi)會(huì)時(shí)間加到一起，你可能會(huì)大吃一驚。保守地來(lái)算——一周四個(gè)小時(shí)，那么你一生用于開(kāi)會(huì)的時(shí)間就將達(dá)到9000小時(shí)，即超過(guò)365天。你所在的組織越成功，你用于開(kāi)會(huì)的時(shí)間就越多。如果你是一個(gè)中層管理者，每周可能有大約35%的工作時(shí)間用于開(kāi)會(huì)，而如果你是高層管理者，則可能超過(guò)50%。這就意味著，你可能要把工作時(shí)間的一半以上用于參加會(huì)議或組織會(huì)議。 好的會(huì)議不會(huì)從天而降——它們是需要精心設(shè)計(jì)的。召開(kāi)一個(gè)成功的會(huì)議就像是生產(chǎn)一個(gè)好的產(chǎn)品一樣，你不僅僅只是建造它，更應(yīng)該仔細(xì)地思考、計(jì)劃，并設(shè)計(jì)它。 不要隨便開(kāi)會(huì)　　最近一年半來(lái)，日產(chǎn)汽車靠著有效率的會(huì)議革命，省下了60億日元成本，未來(lái)三年預(yù)計(jì)還可以省下300億日元。豐田的人事部也計(jì)算過(guò)，年收入1000萬(wàn)日元的員工一小時(shí)薪資單價(jià)是5000日元，把愈多資深的員工聚集開(kāi)會(huì)愈久，公司要付的代價(jià)就愈高。開(kāi)會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢。因此會(huì)議要在有必要時(shí)才開(kāi)，并且要開(kāi)得簡(jiǎn)短有效。 適于開(kāi)會(huì)的情況：　　1、你想從下屬那里獲取信息或建議；　　2、你想讓下屬參與解決問(wèn)題或制定決策；　　3、有問(wèn)題需要向下屬澄清；　　4、你有重要事情需要把下屬集中到一起傳達(dá)；　　5、有問(wèn)題涉及多個(gè)部門而需協(xié)調(diào)解決；　　6、有問(wèn)題不明或責(zé)任厘定不清?！　〔贿m于開(kāi)會(huì)的情況：　 1、會(huì)議所需資料不全或會(huì)議準(zhǔn)備不充分；　 2、所需解決的問(wèn)題用電話、備忘錄或個(gè)別談話等方式解決起來(lái)更好；　 3、所談事務(wù)密級(jí)較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；　 4、你對(duì)要解決的問(wèn)題已做出決定；　 5、問(wèn)題屬瑣碎小事；　 6、大家之間怨氣太大，敵對(duì)情緒太濃，開(kāi)會(huì)之前需要時(shí)間平靜。 記?。簳?huì)議不要跑題！　　不同的會(huì)議要解決不同的問(wèn)題，所以不同種類的會(huì)議要求不同的交流形式。如果你不清楚會(huì)談的類型，那你就要去了解，否則你的會(huì)議結(jié)果可能就不會(huì)清晰。　　舉個(gè)例子，有些會(huì)議是圍繞“集思廣益”而進(jìn)行的。組織者會(huì)承認(rèn)這次會(huì)議主要是爭(zhēng)取大家的意見(jiàn)想法，而不是要做出什么決定，會(huì)議的目的就是要得到最好的創(chuàng)意；還有一些會(huì)議是圍繞“怎樣才好”來(lái)進(jìn)行，目標(biāo)也不是要取得最終的決定，而是要減少分歧意見(jiàn)或想法。會(huì)議會(huì)搜集很多的信息，詳細(xì)地做分析，然后人們選擇各自的立場(chǎng)；最后，一個(gè)圍繞“決策”的會(huì)議產(chǎn)生了，目的就是做出最后決定，之后，你就可以帶著一個(gè)結(jié)論和幾個(gè)可行性建議離開(kāi)會(huì)議室?！　×钊祟^痛的是，會(huì)議中常常會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。你開(kāi)始了一個(gè)自由討論的會(huì)議（“集思廣益”），而人們不愿意發(fā)言，因?yàn)橛行┤丝赡軙?huì)對(duì)他們的觀點(diǎn)拍案而起——更壞的是，有些人可能會(huì)說(shuō)：“要不讓我們做做看?！被蛘吣阕隽艘粋€(gè)選擇立場(chǎng)的會(huì)議（“怎樣才好”），然后有的人把話題循環(huán)回到一個(gè)早就被否定了的建議——這會(huì)讓每個(gè)人的頭大上兩圈。你要避免這樣的事情發(fā)生。如果你要召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，讓人們清楚地知道它是屬于哪種類型的，然后對(duì)他們強(qiáng)加幾則紀(jì)律。 會(huì)前做一點(diǎn)交流　　對(duì)于會(huì)議，好像總有一個(gè)固定的結(jié)構(gòu)模式。但是你是否注意到——即使在會(huì)議中，你也應(yīng)該是完全的工作狀態(tài)。在會(huì)議正式開(kāi)始之前，留出5到10分鐘的時(shí)間，利用這個(gè)空閑來(lái)鼓勵(lì)人們做一些輕松的交流。如果你計(jì)劃了這段時(shí)間，那就把它正式地放在你的議程上，那樣你將不會(huì)感覺(jué)到你沒(méi)有做到你應(yīng)該做的事。在這段時(shí)間里，你可以悠閑地在這個(gè)會(huì)議室里轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，問(wèn)問(wèn)人們他們昨天晚上都做了什么，或者是周末有什么好的計(jì)劃。　　對(duì)于有些會(huì)議，在開(kāi)始的時(shí)候要留出一定的時(shí)間來(lái)問(wèn)問(wèn)人們：“有人想為這次會(huì)議說(shuō)點(diǎn)什么嗎？”記住，有時(shí)雖然人們走入了你的會(huì)議室，但是他們對(duì)于你的會(huì)議還沒(méi)有自己的想法。他們可能正在想著剛剛與一個(gè)同事之間的爭(zhēng)論，或者煩惱著由于一個(gè)小小的電腦故障而耽誤了一天的工作。在開(kāi)始會(huì)議之前，你應(yīng)該讓人們把不愉快暫時(shí)放到一邊，清醒一下自己的頭腦，把注意力集中在你的會(huì)議上。 為會(huì)議制定規(guī)章制度　　多數(shù)來(lái)參加會(huì)議的人都想看看別人是怎么做的，如果會(huì)議的內(nèi)容滿足了他們的期望，這些與會(huì)者會(huì)感覺(jué)到這次真是不虛此行。如果會(huì)議上沒(méi)有他們感興趣的內(nèi)容，人們就會(huì)心不在焉，或是沉默寡言。解決這個(gè)問(wèn)題的方法就是把人們心里的這種含蓄的愿望說(shuō)出來(lái)，并為會(huì)議制定明確的規(guī)章制度。人們是否清楚地知道會(huì)議開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間呢？這一點(diǎn)一定要清楚地讓他們知道；這個(gè)會(huì)議有沒(méi)有一個(gè)足夠清晰的目的呢？你可以這樣對(duì)人們說(shuō)：“如果在會(huì)議開(kāi)始的前10分鐘之內(nèi)我們不能定位一個(gè)明確的目標(biāo)，那么會(huì)議就到此結(jié)束。等到有了明確的目的之后，我們將會(huì)安排另外一個(gè)會(huì)議的時(shí)間表?！蹦闵踔量梢詾槿藗兊男袨榕e止制定會(huì)議紀(jì)律。例如：在每個(gè)人發(fā)表意見(jiàn)之前，那個(gè)人要找出前一個(gè)人發(fā)言內(nèi)容中有價(jià)值的地方?；蛘撸瑫?huì)議中領(lǐng)導(dǎo)們要給年輕的下級(jí)一些表達(dá)自己意見(jiàn)的機(jī)會(huì)。 上司不要自己引導(dǎo)會(huì)議　　有的上司可能一開(kāi)始覺(jué)得這樣做很難，但是，當(dāng)你對(duì)會(huì)議主題有個(gè)人的先入之見(jiàn)時(shí)，要想在你引導(dǎo)下開(kāi)一個(gè)公平的、不受操縱的會(huì)議幾乎是不可能的。比如開(kāi)會(huì)討論是否停建你負(fù)責(zé)的一個(gè)項(xiàng)目，如果由你引導(dǎo)這個(gè)會(huì)議，那么，即使你努力不影響大家，你的身體語(yǔ)言卻不由自主地給支持你的那些人鼓勁。當(dāng)有人說(shuō)支持你的話時(shí)，你的眼睛會(huì)發(fā)亮，而當(dāng)有人表示反對(duì)時(shí)，你會(huì)聳肩過(guò)整個(gè)會(huì)議時(shí)間平均的60%。這樣，別人的發(fā)言機(jī)會(huì)就所剩無(wú)幾了。其結(jié)果常常是，會(huì)上參與率不高，人員士氣低落，意見(jiàn)和建議匱乏，寶貴時(shí)間白白浪費(fèi)。　　除了這些弊端，還有一個(gè)大的問(wèn)題，就是這位經(jīng)理試圖在同一時(shí)間身兼數(shù)職，本身是球隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)，又想當(dāng)裁判員和記分員。無(wú)論他多么聰明能干，多么富有經(jīng)驗(yàn)，他也不可能同時(shí)履行好這么多重要而又相互沖突的角色。我們可以看到，一個(gè)與會(huì)議內(nèi)容有切身利害關(guān)系的人要做到無(wú)偏見(jiàn)地引導(dǎo)會(huì)議幾乎是不可能的。作為經(jīng)理，你要負(fù)責(zé)最后決策，因此你必須參加會(huì)議的討論，繼續(xù)擔(dān)任球隊(duì)的隊(duì)長(zhǎng)，但是，你難以同時(shí)當(dāng)好一個(gè)稱職的裁判員和記分員。 防止出現(xiàn)群體思維　　出現(xiàn)群體思維的九大原因：　　1、有這么一句老話：“權(quán)力會(huì)讓你忘乎所以”?！　?、你在組織中的職位越高，就會(huì)越脫離下層和外界群眾?！　?、當(dāng)與會(huì)成員具有同質(zhì)性時(shí)，會(huì)上往往會(huì)不可避免地對(duì)“反對(duì)派”大加撻伐。　　4、你可能認(rèn)為，組織內(nèi)互信和團(tuán)結(jié)的氣氛越濃，成員們就越會(huì)自由、公開(kāi)地表達(dá)不同意見(jiàn)?！　?、一場(chǎng)會(huì)議在進(jìn)行過(guò)程中，往往會(huì)逐漸形成一種共同的觀念?！　?、當(dāng)開(kāi)會(huì)時(shí)有高級(jí)主管在場(chǎng)，有時(shí)大家為了表示對(duì)他的忠心和支持，不批評(píng)由他倡導(dǎo)的主流意見(jiàn)?！　?、當(dāng)會(huì)上大家對(duì)某個(gè)意見(jiàn)要急切達(dá)成統(tǒng)一時(shí)，即使有人對(duì)該項(xiàng)意見(jiàn)有異議表示也可能被忽視。 8、當(dāng)會(huì)議決策匆忙時(shí)，往往產(chǎn)生群體思維?！艾F(xiàn)在是危急關(guān)頭，我們必須在下午5點(diǎn)以前做出決策”?！　?、最后，一旦一項(xiàng)決策通過(guò)群體思維制定出來(lái)，似乎就有一個(gè)不成文的規(guī)定，即誰(shuí)也不能對(duì)該決策產(chǎn)生質(zhì)疑，即使有警告表明該決策沒(méi)有效果。　　如何預(yù)防群體思維？ 1、鼓勵(lì)與會(huì)者與本部門和本組織的其他人員交流。 2、把會(huì)議記錄貼在會(huì)議室外的樓道里，使問(wèn)題討論和決策情況明示于眾。 3、如果會(huì)議決策需要得到上一級(jí)部門對(duì)有關(guān)問(wèn)題的意見(jiàn)，得到他們同意后再進(jìn)行下一階段。 4、如果會(huì)議決策需要由某決策者最后確定，而該決策者不能參加會(huì)議，那么，你要在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中及時(shí)向他匯報(bào)會(huì)議情況，把會(huì)議記錄或備忘錄給他看，并請(qǐng)他提出意見(jiàn)和指示。千萬(wàn)不要在會(huì)議結(jié)束后一次性地給他提交一份報(bào)告了事。 5、如果處理重大問(wèn)題，可以用多種方法加強(qiáng)工作的有效性。比如，你可以以小組會(huì)的形式討論問(wèn)題。 對(duì)付麻煩制造者 　　遲到者。要想使會(huì)議按時(shí)開(kāi)始，唯一的辦法就是每次都準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，決不能等。一般規(guī)則是，不要當(dāng)著大家的面質(zhì)問(wèn)遲到者不要為了給遲到者補(bǔ)課而把會(huì)議進(jìn)程停下來(lái)。如果遲到者是個(gè)關(guān)鍵人物，給他回顧一下會(huì)議記錄，不要耽誤其他人的時(shí)間?！　》穸ㄕ撜摺ｋm然會(huì)場(chǎng)上有懷疑論者可能有益于會(huì)議決策，但咄咄逼人的否定論者對(duì)大家的創(chuàng)造性思維具有破壞作用。你要先規(guī)定所有與會(huì)者在某段時(shí)間里不許對(duì)別人的觀點(diǎn)進(jìn)行評(píng)論，并取得大家的同意，然后借此去干預(yù)違反規(guī)定者?！　⌒牟辉谘烧?。這種人對(duì)主持人的干擾比對(duì)其他人大。有時(shí)你走得離他近一點(diǎn)就足以喚醒他?；蛘哂醚劬μ嵝阉?，或者問(wèn)他一個(gè)問(wèn)題，把他的注意力找回來(lái)?！　「F嘴多舌者。通常情況下這種人都是會(huì)上的高級(jí)人物或決策人物，這使得主持人對(duì)付起來(lái)更困難一些。最巧妙的方法之一是利用你的身體位置。　　還有一種是那種腦子里一有個(gè)主意就要迫不及待地說(shuō)出來(lái)的人。與之相似的是搶斷別人說(shuō)話者。你可以發(fā)給他們一些紙，讓他們把自己的主意先記在紙上，或者讓他們當(dāng)會(huì)議的記錄人?！　?huì)場(chǎng)忙碌者。最好在會(huì)前給他做做工作。要向他指出他的行為的危害性，讓他在開(kāi)會(huì)期間不要再處理別的事情。還有其他一些方法，比如或者把會(huì)議地點(diǎn)設(shè)得離他的辦公室遠(yuǎn)點(diǎn)，或者把會(huì)議時(shí)間安排在正常上班時(shí)間前后?！　?zhēng)寵者。這種人把更多的精力用來(lái)尋求主持人的贊賞，而不是討論會(huì)議內(nèi)容。如果一個(gè)爭(zhēng)寵者老跟你說(shuō)話而不和其他與會(huì)者說(shuō)話，你可以走到會(huì)場(chǎng)一邊去，不看他，意思是要他與大家交談而不是與你交談。如果他引著你做出評(píng)價(jià)，你可以回敬他：“我不知道，你認(rèn)為會(huì)議進(jìn)行得怎么樣？” 做好會(huì)議反饋 　　如果你苦于提升會(huì)議的質(zhì)量，你就要向別人請(qǐng)教。在每一個(gè)會(huì)議即將結(jié)束前的5分鐘里問(wèn)一些簡(jiǎn)單的問(wèn)題：如在這個(gè)會(huì)議上我們都做了什么有益的事情？我們還要避免一些什么樣的事情的發(fā)生？我們還依然保持著什么壞習(xí)慣嗎？寫下人們的答案，然后看看下一次有沒(méi)有改進(jìn)。這個(gè)筆錄還是制定紀(jì)律的一個(gè)根據(jù)來(lái)源。（李志軍）

全國(guó)十三五規(guī)劃明確全民參保計(jì)劃，將在2020年前基本實(shí)現(xiàn)。全民參保是政策指向也是新的市場(chǎng)空間，無(wú)憂保堅(jiān)定信念承擔(dān)起企業(yè)的社會(huì)責(zé)任，努力做國(guó)家全民參保計(jì)劃的踐行者。 小編有話說(shuō)：謝謝這么優(yōu)秀的你來(lái)看文章，有什么想對(duì)小編說(shuō)的盡管來(lái)吧，大家的支持就是我們的動(dòng)力，歡迎大家踴躍發(fā)表疑問(wèn)，歡迎吐槽，社保生態(tài)圈群：248069515