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無憂保職場(chǎng)指南早報(bào)：相信10個(gè)同學(xué)中起碼有9個(gè)會(huì)在個(gè)人中寫上“熟練掌握MicrosoftOffice軟件”。但你真的以為能用word快速地打出一篇文章，又或用excel輸入若干數(shù)據(jù)，便是“熟練”運(yùn)用了？喬布小編在網(wǎng)上搜集了許多資料，發(fā)現(xiàn)其實(shí)職場(chǎng)上對(duì)office軟件的“熟練”要求遠(yuǎn)不止于此呢。
希望通過這一篇文章，使同學(xué)們能夠更好地了解職場(chǎng)中的辦公軟件操作要求，對(duì)自己真正水平有所審視并加以提高，真正達(dá)到簡(jiǎn)歷上所寫的“熟練”水平。讓我們從最最常見的word開始吧。
熟練標(biāo)準(zhǔn)一文檔的規(guī)范在學(xué)校里，word一般用于文章或論文的寫作。由于其操作簡(jiǎn)單，并且文章的內(nèi)容更加被重視，格式的要求與規(guī)范常常會(huì)被忽略。職場(chǎng)中對(duì)正式的文檔會(huì)有很多規(guī)范要求。
文檔名文檔有準(zhǔn)確命名，而不是“文檔一”、“無標(biāo)題”等多次討論修改的文檔，在命名時(shí)有所標(biāo)記標(biāo)題與段落同一層次的文字要使用統(tǒng)一的字體、字色、字號(hào)和縮進(jìn)模式如果沒有使用項(xiàng)目符號(hào)，中文段落第一行均應(yīng)縮進(jìn)2個(gè)中文字符的空格如果使用項(xiàng)目符號(hào)，則該段落必須縮進(jìn)對(duì)齊統(tǒng)一的縮進(jìn)對(duì)齊文字一篇文檔里只會(huì)用一種中文字體和一種中英文字體中文字符必須使用中文字體，英文字母和數(shù)字必須使用英文字體標(biāo)點(diǎn)：中文段落里面必須使用全角的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)后面無空格；英文段落則應(yīng)使用半角的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，逗號(hào)和分號(hào)后面空1個(gè)格，句號(hào)后面空2個(gè)格顏色：文檔的字體顏色不超過2種字號(hào)：標(biāo)題通常是三號(hào)字，副標(biāo)題小三號(hào)字，正文五號(hào)字圖片文檔使用的圖片要事先壓縮處理，使用600-800像素寬的圖片足矣。不能插入過大的原始圖片用合適的“居中”或“環(huán)繞”方式陳列圖片圖片一般不需在上方寫標(biāo)題。若需要，在圖片下方配以說明文字表格/圖表每個(gè)表格/圖表都必須要有名稱表格/圖表要居中擺放看了以上幾點(diǎn)，你可能會(huì)心想：這些有什么難的？對(duì)著這些要求，我也能一項(xiàng)項(xiàng)做到。的確，規(guī)范要做到并不難，但你是怎樣做的呢？
要對(duì)著列表一項(xiàng)項(xiàng)檢查自己的文檔是否規(guī)范在腦中熟知這些規(guī)范，能回想起哪里需要注意規(guī)范已經(jīng)變成了“習(xí)慣”的一部分，下意識(shí)地就能做到喬布小編認(rèn)為，到了第二到第三種境界才能稱之為“熟練”。此外同樣地處理一篇排版混亂，不規(guī)范的文章，你是需要2分鐘，還是需要20分鐘？質(zhì)量很重要，效率也非常重要。這引發(fā)了判斷word熟練的第二個(gè)標(biāo)準(zhǔn)——效率。
熟練標(biāo)準(zhǔn)二文檔處理的效率是否有效率的關(guān)鍵，在于對(duì)word處理技巧了解與掌握。
在學(xué)校中，我們掌握了這些技能大概就已經(jīng)算是合格：
添加封面調(diào)整行距、首行縮進(jìn)，添加頁眉頁腳但是只懂這些技巧，在工作中處理起錯(cuò)亂的文檔會(huì)相當(dāng)費(fèi)時(shí)?？梢詫?duì)照看看自己是否掌握了以下常見的技巧。
模板例如讓你做一份符合格式的新聞稿，該怎么做呢？在網(wǎng)上找到新聞稿的格式要求，對(duì)著要求手動(dòng)調(diào)整？——可以在新建文檔的時(shí)候調(diào)用word的內(nèi)部模板，生成格式。
查找與替換發(fā)現(xiàn)有一個(gè)詞語全文寫錯(cuò)了？一個(gè)個(gè)去查找修改？——可以直接利用查找與替換（CTRL+F）
格式刷要統(tǒng)一整篇中大標(biāo)題此標(biāo)題小標(biāo)題各自不同字號(hào)的文檔？一個(gè)個(gè)選擇然后修改字號(hào)？——可以利用格式刷。選中文檔A，單擊格式刷，再選中文檔B，就可復(fù)制其格式。雙擊格式刷，就可多次復(fù)制格式。在被大家熟練掌握的Ctrl+C（復(fù)制），Ctrl+V（粘貼）的基礎(chǔ)上，再+Shift鍵，即可輕松搞定。
樣式除了用格式刷一遍遍刷之外，也可利用樣式快速地設(shè)置大量文本的不同格式。在“開始”界面中的“樣式”板塊事先設(shè)置樣式，應(yīng)用到不同的文本。修改時(shí)只需修改樣式，應(yīng)用過樣式的文字也會(huì)自動(dòng)調(diào)整。而不需要再“刷”一遍。
換行符換行符經(jīng)常出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)下載的資料中。它長(zhǎng)得像這樣：
這些換行符不清楚的話，會(huì)導(dǎo)致格式混亂。如何一次性清除呢？可以在復(fù)制粘貼時(shí)運(yùn)用“清除格式粘貼”，或者使用通配符替換。
通配符一些常見的word通配符：^l換行符^w空格^p空行
比如要清除文章所有的換行符，在查找和替換中，查找“^l”，替換欄空白，就能一鍵清除所有的混亂格式?；蛘咭宄臋n中不小心多打的多余空行，用“^p”替換“^p^p”即可。
制表符要讓右邊的一欄對(duì)齊？你當(dāng)然可以來來回回地按空格和Backspace，但最終也可能調(diào)不齊。聰明點(diǎn)的做法是建個(gè)表格，復(fù)制內(nèi)容，設(shè)置成無框表格。
更加簡(jiǎn)單方法是在要對(duì)齊文字之前鍵入tab，再在標(biāo)尺上添一個(gè)制表符，進(jìn)行定位。
上述的幾個(gè)技巧你知道并會(huì)用多少呢？如果都是用文章中所述的最簡(jiǎn)單的方法處理，其實(shí)并不能算是“熟練”，只能算是”會(huì)用“哦。
其實(shí)這些看上去玄乎的名稱技巧，操作一遍就會(huì)發(fā)現(xiàn)它們一點(diǎn)兒也不難。但它們卻影響著你處理文檔的效率以及“熟練”程度。希望大家能以職場(chǎng)的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，多多操練，滿懷信心地在簡(jiǎn)歷上寫上“熟練”二字。
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