無憂保職場指南早報(bào)：作為會議主持人，我們要經(jīng)常使用工具來表現(xiàn)，白板就是目前最常見的工具之一。如何利用好白板，使用白板時(shí)應(yīng)該注意到什么？這個(gè)問題可能大家都覺得沒什么大不了的，其實(shí)也是很有學(xué)問的。同時(shí)，如何讓白板的書寫版面精益求精，給自己主持的會議加分，讓會議效果發(fā)揮更好的效益，恐怕就少有人有豐富的經(jīng)驗(yàn)了。東方出版社最新奉獻(xiàn)日本組織促進(jìn)協(xié)會;向會議要效益;系列圖書，就是專門從會議主持者的角度，日本語翻譯過來叫;促動師;，向讀者介紹如何高效開會的。本系列圖書共四本，《向會議要效益1：好會議是策劃出來的》、《向會議要效益2：視覺化你的會議》、《向會議要效益3：讓會議抓住焦點(diǎn)》、《向會議要效益4：用會議激活團(tuán)隊(duì)》。;向會議要效益;書系是迄今為止對于提高組織會議效益最權(quán)威的書，是每一個(gè)職場中人的必備！

首先從白板的使用說起

◎ 商務(wù)活動中最為流行的白板

白板是人們公認(rèn)的在可視化工作法中作為記錄載體而使用的工具。最近，在大多數(shù)的會議室和辦公室中都備有白板。

但是，盡管備有白板卻沒有人使用。如果你公司的白板也沒有人使用，那你一定要成為第一人，將會議中使用白板的習(xí)慣推廣起來。

白板的最大優(yōu)點(diǎn)在于可以;擦掉，重新再來;。即能夠反復(fù)修改。

使用白板來記錄會議的時(shí)候，請利用這個(gè)優(yōu)點(diǎn)。猶豫應(yīng)不應(yīng)該記錄這個(gè)意見的時(shí)候，可以先寫上去。之后，回顧主題，如果覺得不重要，再擦掉也無妨。隨著討論進(jìn)一步的深入，遇到;這個(gè)意見和這里的意見是同樣類型;的情況，可以擦掉一處，將另一處的意見加以完善，實(shí)時(shí)地進(jìn)行歸納總結(jié)。

◎ 準(zhǔn)備3種顏色的白板專用筆

準(zhǔn)備黑色、紅色、藍(lán)色三種顏色的白板專用筆就好，如果再有綠色，就足夠用了。市面上也有**8種顏色的白板筆，但是都是筆尖較細(xì)的。況且，在白板上使用茶色、橙色、黃色等顏色對比不鮮明，不建議使用。

另外，有條件的話，可以準(zhǔn)備有粗細(xì)兩種筆尖的筆。題目和決定性事項(xiàng)用粗體字強(qiáng)調(diào)，方便大家看清楚。還要準(zhǔn)備幾個(gè)固定紙張用的吸鐵石。

◎ 做好事前調(diào)查以及提前準(zhǔn)備好應(yīng)對突發(fā)情況的緊急方案

首先，人們往往認(rèn)為所有的會場都備有白板，結(jié)果忽略了事先的確認(rèn)工作。到了會場才發(fā)現(xiàn)沒有白板，大家難道沒有過這樣的尷尬嗎？如果是第一次使用的會場，一定要提前確認(rèn)清楚是否備有白板。

其次，經(jīng)常發(fā)生白板筆沒有墨水，或者筆不好用的情況。這是誰都可能經(jīng)歷過的;墨菲定理;（美國工程師愛德華;膠卷式白板;。這是可以任意剪切，然后貼到墻上的類型，它的特點(diǎn)是在任何地方都能夠使用。但是坦白地說，這種商品還不是很好用。想要在墻壁上臨時(shí)搭起記錄的平臺，接下來就要介紹模造紙，這是最合適不過的工具。

其次就是版面設(shè)計(jì)要精益求精

（1）構(gòu)思版面設(shè)計(jì)

◎ 版面設(shè)計(jì)的好壞決定著美觀程度

一開始就干勁十足地進(jìn)行記錄當(dāng)然好，但是寫著寫著會發(fā)現(xiàn)空間不夠，就不得不擦掉已經(jīng)記錄的內(nèi)容。反之，一味地注意節(jié)省空間用小字書寫的話，不但字體窄小看不清楚，會議結(jié)束時(shí)還會剩下大片的空間?；蛘?，寫清了必要的各個(gè)項(xiàng)目，但縱觀全體，平衡感不強(qiáng)，看上去難以分辨輕重。大家有沒有過類似的經(jīng)驗(yàn)?zāi)兀?/p>

這是因?yàn)闆]有合理布局而產(chǎn)生的問題。依照討論的豐富程度和狀況，事先考慮好應(yīng)該;如何靈活安排整體空間;，并有效地利用有限的空間。下面介紹幾種方便在可視化工作法中使用的排版布局技術(shù)。

◎ 空間的確保

版面設(shè)計(jì)的好壞很大程度上取決于會議前的設(shè)計(jì)。重點(diǎn)在于要確定所需空間的大小，即空間設(shè)計(jì)。說得夸張一些，只要空間設(shè)計(jì)恰當(dāng)，后面的工作怎么都能完成。

如果是用標(biāo)準(zhǔn)尺寸的白板做討論記錄，差不多30分鐘到1小時(shí)之內(nèi)空間就會被填滿。白板兩面都利用上也不過2小時(shí)就到了極限。模造紙，比白板的面積小，所以寫滿一張模造紙的時(shí)間只是寫滿白板時(shí)間的一半左右。

討論的時(shí)間比2小時(shí)還長的話，可以擦掉一部分討論過的內(nèi)容，接著記錄，或者事先準(zhǔn)備好復(fù)數(shù)的白板。使用模造紙的話，為了讓添加紙張的行為不破壞會議氣氛，應(yīng)將必要數(shù)量的紙張事先貼好，準(zhǔn)備在房間里。當(dāng)然，也可以組合著使用白板、模造紙和卡式圖片簿等等。

◎ 確保充足的使用空間

筆者曾經(jīng)在美國出席過由職業(yè)主持人主持的為期2天的會議。令人驚訝的是，剛一進(jìn)屋，主持人就開始在墻上粘貼紙張。墻壁自不用說，就連窗戶和門上面都貼滿了紙。當(dāng)筆者正想著;貼成這樣，到底想干什么;時(shí)，整個(gè)屋子已經(jīng)變身為一個(gè)巨大的記錄空間。

之后，每當(dāng)題目轉(zhuǎn)換，就轉(zhuǎn)移一個(gè)記錄空間，參加者也自然地聚集到那個(gè)空間的周圍，會議就這樣不斷被推進(jìn)。2天以后會議結(jié)束時(shí)，果然所有的紙張上都寫滿了會議記錄。這令筆者對主持人刮目相看。

雖然簡單介紹了空間使用的標(biāo)準(zhǔn)，但是所需空間的大小根據(jù)討論的本質(zhì)和成員的不同會有很大變化。要想能夠明確判斷出這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，只有積累經(jīng)驗(yàn)。最初總會有準(zhǔn)備過頭或是不足的情況。請記住，預(yù)留出足夠富余的空間，是防止會議進(jìn)行中空間不足而導(dǎo)致慌亂的訣竅。

◎ 把紙面分割成幾個(gè)部分

確定好空間后，接下來要做的是如何填充紙面，需要事先制定好空間使用的戰(zhàn)略和設(shè)計(jì)版面。簡單的做法是，選用第1章中介紹的3種基本格式中的一種。

①使商談流程清晰易懂的;目錄型;。

②自由奔放的拓展思路的;曼陀羅型;。

③少有遺漏的;圖表型;。

大部分的商談記錄都可以用上述3種形式記錄。但是為了擴(kuò)展應(yīng)用范圍，再介紹一些一般的做法。

估計(jì)好了空間的大小后，將空間分為幾部分（格子），設(shè)想一下都要在哪里記錄什么。這樣做不但記錄起來方便，完成效果也好。做法有以下3種，可以組合起來使用。

1）分欄型

和文字處理軟件的分欄一樣，將紙面劃分為復(fù)數(shù)的幾個(gè)欄，一個(gè)欄里寫滿了，在下面一欄里繼續(xù)填寫。是一種方便使用目錄型歸納記錄內(nèi)容的格式。

2）表格型

自上而下或從左到右分成2到4個(gè)空間，記錄不同項(xiàng)目時(shí)使用不同空間的方法，適于圖表型和目錄型格式。項(xiàng)目管理（Project Management）中使用的KPY（Keep，Problem，Try）是它的典型代表。其他還有;贊成/反對，現(xiàn)狀/問題/對策，現(xiàn)在/1年后/2年后;等等，可以選用各種各樣的切入點(diǎn)。

3）多元化分割型

將紙面成反射狀地分割成4到9個(gè)格子，適用于圖表型和曼陀羅型。有的是按照內(nèi)容分開記錄，也有的按照文字部分、圖表部分等不同的表現(xiàn)形式來分開記錄。需要注意的是，如果格子分得太多的話，反而不便于理解。但是無論在什么情況下，自上而下，從左到右，順時(shí)針記錄是多元化分割的原則。

（2）記錄的同時(shí)調(diào)整版面設(shè)計(jì)

◎ 分配空間的同時(shí)，腦海里要時(shí)刻浮現(xiàn)版面的全貌

即使預(yù)先認(rèn)真地設(shè)計(jì)好了空間和版面布局，商談卻怎么也無法按照設(shè)想的那樣進(jìn)行。討論出乎意料得熱烈，準(zhǔn)備好的空間不夠用；或是提不出一點(diǎn)兒意見，空間過分的剩余。與這些相類似的情況必定會發(fā)生。即便如此，對老手而言，可以充分有效地利用已準(zhǔn)備的空間，一切都在他的預(yù)料之中。要怎樣做才能掌握這樣的絕技呢？

答案很簡單，一邊記錄一邊進(jìn)行版面調(diào)整。要記錄的東西比預(yù)想的多，就加強(qiáng)歸納的力度，改寫小號文字，緊湊地使用空間。反之，要記錄的內(nèi)容少的話，就把細(xì)小的意見也一并撿起，或是加入插畫，充分地使用空間。為了讓完成效果達(dá)到最佳，記錄時(shí)一定要在腦海中有意識地設(shè)計(jì)著完成效果圖，隨時(shí)調(diào)整空間結(jié)構(gòu)。

◎ 一開始不要過于緊張

常見的失敗例子是，不知道該如何記錄，從一開始就過多地收集瑣碎的意見導(dǎo)致空間不足。商談的最初，不要急于記錄，要專注于聆聽談話，給自己充分的時(shí)間用于考慮如何設(shè)計(jì)版面。討論的**期終歸會到來，養(yǎng)精蓄銳等到那個(gè)時(shí)候發(fā)揮力量。

另外，不要從一開始就把空間分割得過小，密密麻麻地寫入太多內(nèi)容。開始時(shí)要帶著觀察情況的意識，留取適當(dāng)?shù)男虚g距進(jìn)行書寫。如果后面出現(xiàn)補(bǔ)充意見，可以添加在空白處，不用再另外尋找記錄空間。

即便是這樣，也常會遇到空間被滿滿占用的情況。這時(shí)不要在已經(jīng)寫滿內(nèi)容的紙上再勉強(qiáng)添加，應(yīng)補(bǔ)充紙張，增加整潔的空間。因此特別要注意留出富余的空間，如果整個(gè)空間都充斥著文字的話，恐怕會打消成員發(fā)言的積極性，從而導(dǎo)致提議變少。

◎ 保持統(tǒng)一感，賦予圖表節(jié)奏感

空間的不斷增加，使得記錄內(nèi)容的整體的統(tǒng)一感漸漸消失。這個(gè)時(shí)候可以有效地利用計(jì)算機(jī)文字處理軟件中大家熟知的頁眉和頁腳。

比方說，模造紙或A3復(fù)印紙并列貼在一起時(shí)，在每張紙的上面部分用帶顏色的筆引一條邊線（或者畫邊框），在上面歸納出討論的小標(biāo)題，小標(biāo)題可以制造出統(tǒng)一感。同樣的在紙張下面部分也引一條底線，標(biāo)注頁碼，更加凸顯統(tǒng)一感，也賦予了圖表節(jié)奏感。

將白板分為幾大塊使用的時(shí)候也是一樣，不同顏色的小標(biāo)題、行首符號、裝飾等等的加入，能夠有效地制造出統(tǒng)一感和節(jié)奏感。

◎ 使用邊線強(qiáng)調(diào)每個(gè)集合

使用邊線的另一個(gè)功效是能夠?qū)?nèi)容集合化。話題有大的轉(zhuǎn)變的時(shí)候，引一條邊線后注明下一個(gè)段落的小標(biāo)題，然后繼續(xù)記錄接下來的內(nèi)容。這樣做，能夠明確表現(xiàn)話題已轉(zhuǎn)換，使結(jié)構(gòu)變得清楚明了。而且從外觀看來層次也清晰，起到了強(qiáng)調(diào)整體布局的效果。

但是要注意不能將邊線畫得過于顯眼。邊線的印象過于強(qiáng)烈的話，目光都被集中到了邊線上，內(nèi)容往往會被忽略。用不顯眼的顏色，輕而細(xì)地引邊線，重要的話題轉(zhuǎn)移時(shí)可以使用顏色鮮艷且粗一些的邊線，更加重大的話題轉(zhuǎn)移時(shí)就更換紙張，具體情況具體分析應(yīng)對。

（3）版面設(shè)計(jì)的技巧

◎ 用心設(shè)計(jì)具備安定感的版面

完成的圖表中，既有文字和圖解的布局具有安定感的，又有不平衡的。這里所說的;平衡的好與壞;，;安定與不安定;，到底指的是什么呢？

觀察圖表平衡與否時(shí)，起決定性作用的是標(biāo)題、標(biāo)注、邊線、圖解和插畫等能帶給人視覺感受的要素?？梢哉f這些視覺要素是否對稱決定著整體畫面是否平衡。人類的眼睛往往將面積大、顏色深的看成要素，而輕視那些面積小、顏色淺的部分。如同天秤一般從視覺上衡量著重量和距離，判斷平衡與否。

例如，空間的上半部分大量地使用醒目的圖解和插畫，下半部分卻只寫著熙熙攘攘的幾行文字的話，整體布局將會顯得頭重腳輕，極不安定。這時(shí)，應(yīng)該將上下內(nèi)容顛倒，上半部分留出空白，下半部分加入邊線和邊框，使版面安定。擅長版面設(shè)計(jì)的人在無意識之間就能做好以上這些。

◎ 注意視線的流動和空白處

視線的流動和平衡同樣重要。要根據(jù)讀者自上而下、由左到右視線流動的自然規(guī)律，用心安排標(biāo)題和重點(diǎn)項(xiàng)目的位置。不然的話會出現(xiàn)讀者視線忽左忽右，不知往哪里看好的混亂狀況。請站在讀者的角度，細(xì)心設(shè)計(jì)美觀易懂的版面。

接下來要注意的是空白處的用法。在沒有習(xí)慣記錄的情況下，很容易把紙寫得滿滿的，不留任何空白處。雖說增加了信息量，但畫面看不清楚的話，推動討論進(jìn)程的效果也會隨之減弱。留出空白反而能夠突出內(nèi)容。希望掌握靈活運(yùn)用空白處的感覺。

◎ 書寫方法與版面布局不同留給人的印象也不同

版面設(shè)計(jì)的最后是控制大家對所記錄內(nèi)容的印象，接下來會介紹一些更高級的技巧。作為會議和研討會的演出方法之一，掌握了它們記錄起來會更方便。實(shí)際上，一邊記錄一邊考慮使用何種方法是非常困難的，請事前準(zhǔn)備好想要運(yùn)用的戰(zhàn)術(shù)。

1）文字（圖形）和空白處的平衡（版面率）

如果像信息雜志那樣，盡量減少空白的存在，用文字和圖表填滿空白處的話，會給人帶來討論本身密度過大的印象。反之，如果像詩集一樣，留出適當(dāng)?shù)目瞻滋?，將記錄?nèi)容大致加以布局設(shè)計(jì)，將帶給人們一種穩(wěn)定踏實(shí)的印象?？瞻滋幍牧羧》椒ㄖ苯芋w現(xiàn)了討論的密度。

2）圖表（畫）和文章的平衡（圖版率）

如果單純使用文字填充空白，減少圖表的使用，看上去多少會有一些難懂，但是增強(qiáng)了大家對內(nèi)容的信賴感。論文就是一個(gè)極具代表性的例子。反之，如果做得像旅行雜志一樣，使用過多的圖表和插畫，雖然看起來簡潔清晰，但可能給人留下膚淺的印象。找到圖表和文字適當(dāng)?shù)钠胶飧惺峭瓿汕逦至钊诵欧膬?nèi)容的關(guān)鍵。

3）忠于集合（分段、分組）（控制率）

把空間整體集合化，在表格中填寫文字，做到盡量不出格，如同報(bào)紙的版面那樣能帶給人們沉穩(wěn)安定的感覺。反之，不在乎表格的存在，自由地布局，寫出格等等，則會做得像美食雜志一樣帶給人們生動逼真的感覺。特別是運(yùn)用圖表、標(biāo)注時(shí)，需要先確定想要達(dá)到哪種效果，再兼顧集合的存在，找到兩者的平衡。

4）文字大小的平衡（放大率）

為了表現(xiàn)出動感和朝氣，體育報(bào)紙所使用的標(biāo)題文字和正文文字的大小差距極大。反之，文化類書籍，為了演義出知性、高貴的一面，題目和正文文字的大小不會有太大的差別。題目和小標(biāo)題使用多大的字號，決定著文章的生氣和品味。

本文摘自《向會議要效益2：視覺化你的會議》有關(guān)章節(jié)

特別說明：

（東方出版社最新奉獻(xiàn)日本組織促進(jìn)協(xié)會;向會議要效益;系列圖書，本系列圖書共四本，《向會議要效益1：好會議是策劃出來的》、《向會議要效益2：視覺化你的會議》、《向會議要效益3：讓會議抓住焦點(diǎn)》、《向會議要效益4：用會議激活團(tuán)隊(duì)》，此套圖書是每一位志在必得的經(jīng)理人都需要學(xué)習(xí)的。）

給大家貼個(gè)福利廣告

東方出版社;雙12;真情大回饋，全場低至3折起，而且免郵費(fèi)，南懷瑾、傅佩榮、稻盛和夫、;東方德魯克;畠山芳雄、日本精益制造書系、日本服務(wù)業(yè)頂級作品、德魯克管理思想漫畫叢書，這些平常舍不得下單的，這次都可以統(tǒng)統(tǒng)一網(wǎng)下單了，愛讀書的你還等什么，千年等一回的機(jī)會。

全國十三五規(guī)劃明確全民參保計(jì)劃，將在2020年前基本實(shí)現(xiàn)。全民參保是政策指向也是新的市場空間，無憂保堅(jiān)定信念承擔(dān)起企業(yè)的社會責(zé)任，努力做國家全民參保計(jì)劃的踐行者。 小編有話說：謝謝這么優(yōu)秀的你來看文章，有什么想對小編說的盡管來吧，大家的支持就是我們的動力，歡迎大家踴躍發(fā)表疑問，歡迎吐槽，社保生態(tài)圈群：248069515