無憂保職場指南早報(bào)：工作過很多公司，開過無數(shù)次會議，我見過的高效會議沒幾個。其實(shí)高效會議沒有那么難，但奇怪的是，很多會議主持人對自己會議的低效熟視無睹，這讓出席會議的我既恨又無奈。

高效會議需要注意的事情其實(shí)還是蠻多的，不過如果我們知曉了它的原理，也不難掌握。我借用英文的5W1H來說說。

第一個W是What。如果要開會，首先要非常明確地定義會議的主題，換句話說，我們要通過會議解決什么問題？這第一步必須做好，否者高效會議的基礎(chǔ)就沒了。比如，你對于為什么要開會模糊、你對于需要邀請誰來參加會議就會模糊、對于選擇會議室也會模糊，你可以想想會議召開的情景，只能是慘不忍睹。

第二個W是why。為什么要開會。我們定義了需要解決的問題，同時我們也需要問自己：為什么需要用開會的方式來解決這個問題。因?yàn)榻鉀Q問題的方法多種多樣，比如可以發(fā)通告來告知，發(fā)郵件來討論等等。如果我們回答不了為什么要開會，那就不要開了。會議有好多種，但務(wù)必記住，如果通過開會可以有效的解決某個問題，那才有開會的必要否則就沒有必要。所以，我們需要定義我們需要解決的問題，我們也需要考慮除了開會是不是還有別的解決問題的方法，哪種方法更高效。

第三個W是Who。哪些人需要被邀請來參加會議。

這個問題的關(guān)鍵是尊重。這個提法可能有點(diǎn)古怪，其實(shí)很簡單。是不是參加會議的人需要100%的參與，要么貢獻(xiàn)意見，要么做決策，要么需要被告知；如果不是100%的參與，那能不能至少做到80%。否則，你討論的話題就有部分與參與者無關(guān)，那你邀請別人過來是不是有點(diǎn)不尊重呢？你請別人來，就是需要別人100%的參與，否則就是不尊重。你好好考慮。

第四個W是When。什么時候開會。

通常領(lǐng)導(dǎo)的時間和日程比較重要，如果你需要開個會議，先想想誰的日程比較難以搞定。你搞定最難的那個，其余的就簡單了。所以，會議時間的確定往往決定于最高領(lǐng)導(dǎo)，你需要先搞定會議中最高領(lǐng)導(dǎo)的日程。這并不是說別人的日程不重要，我們選擇開會時間時需要照顧到多數(shù)人，如果不能兼顧，那么最高領(lǐng)導(dǎo)人的日程就必須被照顧。

第五個W是Where。在哪兒開會。

這個問題看起來有點(diǎn)傻，其實(shí)一點(diǎn)都不是。開會的時候，你需要考慮有多少人，多長時間，會用到什么設(shè)施，會議室是不是有空。如果這些都不是問題，那么考慮會議室距離的遠(yuǎn)近吧。千萬記住，在會議前先調(diào)試好各種設(shè)施，擺好座椅。不同形式的會議，座椅的擺放會有所不同，這個請讀者自己去研究。

1H是how。會議怎么開。

斯蒂芬·科維說過“任何事情都是兩次創(chuàng)造而成”。會議怎么開，第一次創(chuàng)造就是自我模擬。設(shè)想如何向參會者介紹會議的主題，背景，需要達(dá)成的結(jié)論等等。想想?yún)叨加惺裁礃拥谋尘爸R，會問到哪些問題。想想老板關(guān)心的會是什么問題，這些問題的答案又是什么?？傊阈枰局鹬貏e人的心理來開這個會議。你需要尊重別人的時間，你需要尊重別人的意見，但同時你更需要照顧到多數(shù)人，最最重要的是，你需要解決問題。

會議中會出現(xiàn)各種意外，請務(wù)必記?。簳h需要準(zhǔn)時開始，會議也需要準(zhǔn)時結(jié)束。所以，必要時你必須打斷那些滔滔不絕發(fā)表意見的人，包括你的老板。對于準(zhǔn)備不充分的話題，建議會后討論，或者重開會議討論。作為會議主持，最嚴(yán)重的情況是，你的主持權(quán)利被無情的剝奪。

開會的目的是為了解決問題，所以，會前需要準(zhǔn)備背景資料發(fā)給會議的參會者；會后需要發(fā)送會議記錄給參會者，必要時還要追蹤未完成事項(xiàng)，確保問題的解決。

最后總結(jié)一下：如果你想開一個高效的會議，你自己首先要有一顆高效的心，能夠?yàn)閯e人著想，尊重別人的時間；你還要有一顆堅(jiān)定的心，能夠?yàn)榱司S護(hù)大多數(shù)人的時間，不畏強(qiáng)權(quán)，果斷終止低效的會議行為。

全國十三五規(guī)劃明確全民參保計(jì)劃，將在2020年前基本實(shí)現(xiàn)。全民參保是政策指向也是新的市場空間，無憂保堅(jiān)定信念承擔(dān)起企業(yè)的社會責(zé)任，努力做國家全民參保計(jì)劃的踐行者。 小編有話說：謝謝這么優(yōu)秀的你來看文章，有什么想對小編說的盡管來吧，大家的支持就是我們的動力，歡迎大家踴躍發(fā)表疑問，歡迎吐槽，社保生態(tài)圈群：248069515