無憂保職場(chǎng)指南早報(bào)：電子郵件作為職場(chǎng)人日常工作中的重要組成部分不可獲缺，但面對(duì)重要的電子郵件，職場(chǎng)人偶爾還是會(huì)犯“混”，犯下一些不自知的錯(cuò)誤。但發(fā)出去的郵件就像潑出去的水，覆水難收，嚴(yán)重的錯(cuò)誤還會(huì)影響到工作，從而造成不必要的損失。日前，在論壇上，就有網(wǎng)友討論了發(fā)送工作郵件時(shí)經(jīng)常會(huì)犯的“烏龍事”，其中“寫郵件時(shí)遺漏附件”是網(wǎng)友最常犯的錯(cuò)誤（見下表），有77%的網(wǎng)友曾鬧過這個(gè)“烏龍”。以下，讓我們聽聽?zhēng)讉€(gè)網(wǎng)友的典型寫郵件時(shí)遭遇的“烏龍事”。

烏龍1：說好的附件不見了正式上班的第一個(gè)星期，我便趕鴨子上架似地惡補(bǔ)了Office軟件知識(shí)，因?yàn)槲疫€是第一次接觸Outlook，所以免不了發(fā)生一些“烏龍事件”。有一次，我發(fā)送郵件時(shí)要帶上個(gè)附件，問題就來了：等我寫上標(biāo)題，寫好了正文，檢查了收件人、抄送密送等各個(gè)環(huán)節(jié)后，自以為萬無一失地寄出去了，卻唯獨(dú)漏了附件！并且我還在正文里鄭重其事地寫道“詳情請(qǐng)看附件”，那真是尷尬，只好重新再發(fā)一遍郵件，但這樣的郵件會(huì)給同事和上司留下不謹(jǐn)慎的印象。寫工作郵件也能反映出個(gè)人工作能力，透過工作郵件能看出一個(gè)人做事是否嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)，所以發(fā)送郵件之前，每個(gè)地方都要細(xì)心檢查，不要一味地追求速度，畢竟“欲速則不達(dá)”嘛！Tips（關(guān)于附件）：1、如果工作郵件中帶有附件，應(yīng)在正文中提示收件人查看附件；2、當(dāng)郵件帶有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)在正文中對(duì)各個(gè)附件的內(nèi)容作簡(jiǎn)要說明；3、附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，當(dāng)附件數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；4、由于不少企業(yè)對(duì)郵件的附件大小設(shè)限，因此附件總?cè)萘恳话悴灰顺^3MB，如果容量過大，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送；5、如附件是特殊格式的文件，因在正文中說明打開方式，以免影響收件人使用。烏龍2：不該回復(fù)所有人的卻回復(fù)了最近我們部門正和公司其他部門商討有關(guān)EDM產(chǎn)品的項(xiàng)目合作，由我們提供內(nèi)容支持，技術(shù)開發(fā)的人員負(fù)責(zé)制作與發(fā)送，而市場(chǎng)公關(guān)人員則在其中牽線搭橋。我是代表我們部門的直接負(fù)責(zé)人，平時(shí)只與市場(chǎng)公關(guān)部直接負(fù)責(zé)該產(chǎn)品的員工Moore聯(lián)絡(luò)較多，與其他部門負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的同事則接觸較少。三方合力，產(chǎn)品終于正式上線了，Moore給涉及該項(xiàng)目的三個(gè)部門的幾位直接負(fù)責(zé)人群發(fā)郵件以通知，并表示感謝。我身在其中，也得回禮吧，于是回復(fù)郵件感謝了Moore。結(jié)果，郵件剛發(fā)出去，我喜悅的心就涼了半截——本只打算發(fā)給他一人的郵件被我錯(cuò)按成了“回復(fù)全部”，而郵件抬頭卻只提了“Moore”，這下讓我好不尷尬！特別是我在郵件里還提到了我倆在合作初商議的具體事宜，而其中部分事宜本是我倆私下統(tǒng)一口徑、不對(duì)其他技術(shù)開發(fā)人員公開的……Tips（關(guān)于回復(fù)技巧）：1、及時(shí)回復(fù)郵件。收到他人的重要電子郵件后，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)。對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件的回復(fù)一般不要超過24小時(shí)。如果你在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能提示發(fā)件人，以免影響工作；2、區(qū)分“答復(fù)發(fā)件人”和“全部答復(fù)”。如果只需要收件人單獨(dú)知曉的事，或你對(duì)發(fā)件人的郵件提出異議，單獨(dú)回復(fù)給發(fā)件人即可；如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出了結(jié)論性響應(yīng)，應(yīng)該“答復(fù)全部”。在點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！烏龍3：郵件正文的抬頭寫錯(cuò)工作數(shù)年，自恃對(duì)Outlook很熟悉，所以有一次經(jīng)理讓我發(fā)合作協(xié)議樣本給多個(gè)合作伙伴的時(shí)候我就大意了。因?yàn)閰f(xié)議樣本都相同，整封郵件的內(nèi)容描述和措辭也都相同，所以發(fā)完幾封郵件之后，我就把這個(gè)流程視為機(jī)械性操作，腦子也不動(dòng)地?fù)Q了一下收件人，就按下了發(fā)送鍵。這一發(fā)送出去，我才突然想起來，由于直接拷貝了上一封郵件的內(nèi)容，在郵件正文中的抬頭上赫然寫著上一封收件人的名字“趙先生”，而這封郵件是我要發(fā)送給“盧先生”的。最尷尬的是，這兩人是同行，而這兩家公司是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。等我想到撤回郵件時(shí)已經(jīng)來不及了。幸好錯(cuò)發(fā)的對(duì)象是平時(shí)為人比較大度的盧先生，而不是很敏感的趙先生。我立刻打電話向盧先生道歉，盧先生只是哈哈一笑。如果是錯(cuò)發(fā)給了趙先生，指不定他要到老板那里去鬧得雞飛狗跳的，還要讓我們公司在業(yè)界留下壞名聲。不過，千錯(cuò)萬錯(cuò)，還是錯(cuò)在我自己。Tips（關(guān)于郵件正文）：1、正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，如涉及事務(wù)很多，最好運(yùn)用列表符號(hào)按序進(jìn)行說明；2、如果郵件內(nèi)容相同而要多次利用，建立一個(gè)工作郵件模板，直接調(diào)用模板；3、在正文中對(duì)重要內(nèi)容進(jìn)行提示時(shí)，不要濫用字體、字號(hào)、顏色等；4、最后，在發(fā)送之前再通讀一下整封郵件，包括抬頭和落款、收件人和抄送人欄等，更要避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查。烏龍4：收件人、抄送人傻傻分不清楚因?yàn)槿淌懿涣松弦患倚」纠锇促Y排輩的風(fēng)氣，于是我忿忿離開，跳槽到現(xiàn)在這家外企公司。原以為和老外們接觸，可以摒棄國(guó)人那套虛偽客套，誰知一封小小的郵件，險(xiǎn)些葬送了我的前程。由于我手頭有個(gè)項(xiàng)目需要另一個(gè)部門的配合支持，于是我就給那個(gè)部門的同事發(fā)了郵件，收件人里第一位是對(duì)方部門的合作同事、第二位是我們部門的經(jīng)理、第三位是對(duì)方部門的經(jīng)理。當(dāng)時(shí)我還暗自得意，這種事情當(dāng)然要知會(huì)老大們，顯得我多尊重他們呀！誰知道郵件剛發(fā)送沒幾分鐘，我就被老大叫去了辦公室：“你上一個(gè)老板沒有教過你該怎么發(fā)郵件嗎？你是在叫我們幫你完成這件事情嗎？你知道郵件有抄送這個(gè)功能嗎？我不想讓人家笑話我的下屬連郵件禮儀都不懂。”于是，我當(dāng)場(chǎng)“石化”。Tips（關(guān)于發(fā)送、抄送和轉(zhuǎn)發(fā)）：1、收件人一欄，是指那些要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)的人；2、抄送人一欄，是指只需要知道這回事的人，他們并沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果他們有建議，也可以回復(fù)郵件；3、各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按收件人的所屬部門排列、按收件人的職位等級(jí)從高到低或從低到高排列；4、轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密的信息時(shí)要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員。烏龍5：發(fā)送郵件時(shí)漏了重要人物作為一家世界500強(qiáng)企業(yè)的廣告代理，在一次廣告活動(dòng)前，我們前前后后和對(duì)方交流過數(shù)次，大大小小的會(huì)也開了好幾次，敲定了最終方案。等我熬夜改完企劃書，趕在deadline前把郵件發(fā)出，自以為大功告成，誰知第二天上班卻迎來了對(duì)方的質(zhì)問電話，“為什么沒有準(zhǔn)時(shí)交出企劃書？”我打開電子郵箱一看，原來我發(fā)送、抄送了一大群人，卻獨(dú)獨(dú)漏了對(duì)方的負(fù)責(zé)人。于是我只能連連道歉，承諾馬上把企劃書再發(fā)一遍。還好對(duì)方負(fù)責(zé)人大度，如果我因?yàn)榘l(fā)送郵件的失誤害得公司丟了“煮熟的鴨子”，這個(gè)罪責(zé)恐怕不是我能承擔(dān)得起的。Tips（關(guān)于聯(lián)系人群組）：如果在工作中經(jīng)常要與固定的一群人有郵件來往，如同部門同事、客戶等，而你又不能確定你能記清楚所有人的話，不妨在Outlook新建欄里選擇通訊組列表，將需要群發(fā)郵件的一組人編成一個(gè)組，這樣你在發(fā)送郵件中就不會(huì)因?yàn)槁┝苏l而影響工作了?？赐炅税l(fā)生在網(wǎng)友身邊的烏龍案例，學(xué)習(xí)了職場(chǎng)工作郵件中禮儀，相信大家應(yīng)該對(duì)如何發(fā)工作郵件有了初步的認(rèn)識(shí)了吧？歸結(jié)到底，濃縮為一句話：要謹(jǐn)慎地發(fā)送有必要的郵件！

作者：網(wǎng)絡(luò)編輯部

全國(guó)十三五規(guī)劃明確全民參保計(jì)劃，將在2020年前基本實(shí)現(xiàn)。全民參保是政策指向也是新的市場(chǎng)空間，無憂保堅(jiān)定信念承擔(dān)起企業(yè)的社會(huì)責(zé)任，努力做國(guó)家全民參保計(jì)劃的踐行者。 小編有話說：謝謝這么優(yōu)秀的你來看文章，有什么想對(duì)小編說的盡管來吧，大家的支持就是我們的動(dòng)力，歡迎大家踴躍發(fā)表疑問，歡迎吐槽，社保生態(tài)圈群：248069515