無憂保職場(chǎng)指南早報(bào)：忙碌是很多管理者的常態(tài)，但有些人是忙而不亂，有些人是焦頭爛額。那些忙而不亂的人總能氣定神閑地工作，把工作處理得井井有條，而那些忙亂的人就不那么幸運(yùn)了，他們每天忙到腳不沾地，也不出成績(jī)。如果這些忙亂的領(lǐng)導(dǎo)者們還不能認(rèn)識(shí)到問題的關(guān)鍵，可能很難保住職位了。

　　《高效能人士的7個(gè)習(xí)慣》中講到，“要事第一”的習(xí)慣，講的是如何基于愿景、價(jià)值觀進(jìn)行良好的時(shí)間管理，盡量多做重要而不緊急的事，養(yǎng)成抓住最重要目標(biāo)進(jìn)行突破的習(xí)慣。在實(shí)際工作中，會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)真的好難，因?yàn)榭偸菚?huì)發(fā)生一堆突如其來的事情，占據(jù)掉我們本來計(jì)劃要思考、反思、創(chuàng)新的時(shí)間。這些突如其來的事情把我們搞的精疲力竭，可又推不掉，因?yàn)樗鼈兌际钦拢际墙M織當(dāng)下亟待解決的事情。

　　于是，很多管理者明明心里知道應(yīng)該做那些重要而不緊急的事，但卻迫于壓力不得不在日常事務(wù)中轉(zhuǎn)圈，慢慢地就越來越少有激情去做那些該做的事了。

　　別擔(dān)心，這種情況不只在你一個(gè)人身上出現(xiàn)，其實(shí)它是一種普遍現(xiàn)象。當(dāng)我們準(zhǔn)備做一些重要事情的時(shí)候，往往被日常事務(wù)所羈絆，這也是為什么很多公司重要目標(biāo)不能夠很好落地執(zhí)行的關(guān)鍵因素之一。

　　這些被我們稱之為日常事務(wù)的工作，周而復(fù)始地占據(jù)了我們大量的時(shí)間與精力，而且他們還具有一個(gè)顯著特點(diǎn)－“緊急”，組織規(guī)模越大，這種情況越普遍。你會(huì)發(fā)現(xiàn)這些日常事務(wù)把你變成了整體鏈條上的螺絲釘，你如果不處理好，還會(huì)影響到更多人的工作流程。

　　如果不做這些事情行不行呢，還真不行。因?yàn)?，這些日常事務(wù)其實(shí)就是保持你的組織正常運(yùn)作的事情。我們?yōu)榱吮ＷC組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，必然會(huì)將大量時(shí)間和精力投入到這些流程之中。不過這帶來的后果，卻很可能會(huì)是最重要目標(biāo)的延宕。這也是為什么很多組織執(zhí)行差的重要因素。

　　我們來看下圖：

　　我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，日常事務(wù)有兩個(gè)特點(diǎn)：一個(gè)是緊急，它逼著你去做，另外一個(gè)是時(shí)間長(zhǎng)，占據(jù)你和團(tuán)隊(duì)大部分的時(shí)間。重要目標(biāo)也有兩個(gè)特點(diǎn)：重要，你需要去做，但卻只有20%的精力去完成。這就是為什么很多組織新的舉措執(zhí)行不下去的重要原因。我們明明知道需要去做，但卻被大量的日常事務(wù)消耗了時(shí)間與精力。

　　怎么辦呢？我們可以從以下角度進(jìn)行考量：

　　1. 堅(jiān)持聚焦最重要的目標(biāo)

　　每個(gè)團(tuán)隊(duì)的精力與資源都是有限的，我們要時(shí)刻問自己這樣一個(gè)問題：“在周而復(fù)始的日常事務(wù)之外，值得我集中所有精力去完成的事情是什么？”這件事情將成為改變你、你的組織最重要的目標(biāo)；

　　2. 保證留出不少于20%的時(shí)間做最重要的事情

　　最重要的目標(biāo)是能夠?yàn)槟?、你的組織帶來最大價(jià)值的目標(biāo)，你需要為它在80%的日常事務(wù)時(shí)間之外，保留超過20%以上的時(shí)間。我們并不是要壓縮日常事務(wù)的規(guī)模和復(fù)雜程度，而是要在日常事務(wù)中找出與最重要事務(wù)相關(guān)的那部分內(nèi)容，它們當(dāng)前可能是雜亂無章的，但經(jīng)過梳理之后，會(huì)對(duì)最關(guān)鍵目標(biāo)有更正向的支持；

　　3. 改變你（團(tuán)隊(duì)）的工作習(xí)慣從聚焦目標(biāo)開始

　　新事務(wù)的成功往往依賴于新的行為習(xí)慣的建立。過往的目標(biāo)復(fù)雜且多樣，現(xiàn)在當(dāng)我們把部門目標(biāo)鎖定在一兩個(gè)最重要目標(biāo)上的時(shí)候，專注的成果會(huì)激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的動(dòng)能。利用每周定時(shí)召開的30分鐘專項(xiàng)會(huì)議，可以幫助團(tuán)隊(duì)成員更加聚焦于目標(biāo)，以促進(jìn)工作習(xí)慣的改變。這些局部的變化，將直接促動(dòng)整個(gè)組織向著一個(gè)方向推進(jìn)；

　　4. 鍛煉專注于一件事情的能力

　　過往，我們經(jīng)常說要“一專多能、一心二用”，養(yǎng)成同時(shí)處理多個(gè)事情的能力。其實(shí)，這并不是一件可喜的技能，因?yàn)檫@意味著可能犧牲了在主要事務(wù)上的專注力，同時(shí)處理多件事情會(huì)讓我們分心和超負(fù)荷運(yùn)行。長(zhǎng)此以往，會(huì)陷入疲于奔命的窘境。相比來講，當(dāng)我們的注意力集中在少量關(guān)鍵目標(biāo)的時(shí)候，團(tuán)隊(duì)更容易興奮，也更容易提升思考與推理的能力。對(duì)于那些與最重要目標(biāo)關(guān)聯(lián)不大的事情，只要保持適當(dāng)?shù)年P(guān)心就好。

　　團(tuán)隊(duì)在開創(chuàng)新業(yè)務(wù)時(shí)，最難的一件事，是團(tuán)隊(duì)成員行為習(xí)慣的改變。因?yàn)閱渭兊陌l(fā)號(hào)施令已經(jīng)不足讓團(tuán)隊(duì)成員做出行動(dòng)承諾。只有管理者與團(tuán)隊(duì)成員一起思考這句話：“在周而復(fù)始的日常事務(wù)之外，值得我們集中所有精力去完成的事情是什么？”，并達(dá)成共識(shí)，并專注于斯，才能成為組織發(fā)展的關(guān)鍵助力。

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