無憂保職場指南早報：研究發(fā)現(xiàn)，人們在開會的時候，有相當(dāng)多的時間都浪費在聽別人講那些人人都知道的事情上。更讓人郁悶的發(fā)現(xiàn)是，真的帶著新信息來的人（而且只有他們知道這些信息）往往無法提醒其余的參會者去了解這些信息。這樣的會議做出的決策通常都是還湊合。

　　“開會”的名聲非常不好，如何讓“開會”變得有序、有激情、有效率？我們能采取什么措施來確保人們毫無保留地共享信息，高效地進行溝通呢？以下就是4個“四兩撥千斤”的開會方法，在工作和生活中都適用。

　　第一，請參加會議的人在會議開始前提交信息。

　　這或許聽起來有點兒太簡單，可極少有人真的付諸實踐。這樣做之后，大家提交的看法和意見就不大可能受到他人影響。這個方法對那種希望得到創(chuàng)新想法的會議尤其管用。請大家事先提交想法，往往能讓更多人的意見得到傾聽，于是就能收集到更多新創(chuàng)想。培訓(xùn)課程和家庭會議也能使用類似的方法。例如，如果你面臨一個問題或一項挑戰(zhàn)，需要每個組員都貢獻智慧，那么，與其讓每一個人都同時說出想法和建議，更高效的做法是請大家花幾分鐘靜靜地想一想自己的主意，然后寫下來，提交給全組。

　　這樣做能讓那些比較安靜的小組成員也能暢所欲言，免得他們的聲音被大嗓門的組員淹沒。除了一小段靜悄悄的時刻之外，這個方法的成本幾乎為零。

　　第二，組織會議的人最后一個發(fā)言。

　　組織會議的人往往不知道自己的意見會影響大家，這個問題之普遍簡直令人吃驚。如果一個領(lǐng)導(dǎo)者先把看法說出來，小組成員往往就會下意識地聽從，其他的想法和意見就沒有機會產(chǎn)生了。避免這種潛在的不良影響的方式之一，就是讓領(lǐng)導(dǎo)者先聽完大家的看法，然后再表達自己的意見。

第三，做個任務(wù)清單。

　　醫(yī)生們確保自己做出準(zhǔn)確診斷并采取正確措施的常用方法之一就是列一個簡單的清單，這些清單中包括一些簡單得令人吃驚、可萬一漏掉了就會要人命的條目?；颊叩拿指嫒藢Φ蒙蠁?？我有他的病歷嗎？他對什么東西過敏嗎？我知道他的血型嗎？

　　醫(yī)生飛行員在手術(shù)前會列一張清單一樣，會議的組織者也需要仔細想想，準(zhǔn)備清單上該有哪些必不可少的條目。參會的人選恰當(dāng)嗎？大家的經(jīng)驗是否平衡得當(dāng)？有沒有那種以積極正面的方式提出反對意見的角色？

　第四，研究指出，對會議的座次安排做出微妙的調(diào)整，就能夠影響人們的注意力重點。

　　例如，他們的研究發(fā)現(xiàn)，圓桌式的座位能夠喚起人們的歸屬感。因此，參會者更容易重視小組的整體目標(biāo)，也容易被強調(diào)全組利益的信息（而不是個別人的收益）和提議說服。

　　相反，當(dāng)座次安排呈現(xiàn)出帶角的形狀（比如L形）或方形的時候，效果剛好相反。這種座次安排激發(fā)了人們對獨特性的追求。因此，人們更容易響應(yīng)那些以自我為中心的信息和提議，容易表現(xiàn)出個人主義。

　　研究人員總結(jié)說，如果會議目的是創(chuàng)造合作互助的氣氛，那么圓桌式的排位更有利。因此，如果一個團隊領(lǐng)導(dǎo)者想要說服員工齊心合力行動起來，那么他最好把大家的座位擺成圓桌式的。如果員工中有平素不大合群的人，這樣做就愈發(fā)重要。然而，如果團隊領(lǐng)導(dǎo)者希望讓團隊成員為自己的行動負起責(zé)任，那么正方形或長方形的桌型會更好。當(dāng)然，某些會議既需要合作，也需要個人采取行動。因此，你或許需要在進程中調(diào)整桌型。

　　開會是為了解決問題，因此，那種冗長的，沒什么交流的會議內(nèi)容不會帶動大家的參與性，這就要求會議組織者通過恰當(dāng)?shù)姆椒ㄟM行調(diào)整，調(diào)動大家的積極性，否則，本應(yīng)該以解決問題為目的的會議就會變成毫無意義的一個人的獨角戲。

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